Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как правильно добиться автоматического заполнения документа 1С «Ведомость в кассу», чтобы в него попали нужные сотрудники и суммы к выдаче наличными?
Каждый раз вручную добавлять сотрудников и суммы, потому что автоматическое заполнение для ведомости в кассу не предусмотрено.
Неправильно: в 1С ведомость в кассу может заполняться автоматически по данным учета зарплаты и взаиморасчетов - вручную вводят только в исключительных случаях (например, для разовых корректировок или если сотрудника нужно добавить вне общего подбора).
Сначала создать кассовый расходный документ (выдачу наличных/РКО), и ведомость заполнится из него автоматически.
Неправильно: логика обратная - сначала формируют ведомость (как основание и список получателей), а кассовый документ оформляют после проверки ведомости или создают на основании ведомости.
Ежемесячно менять сотрудникам настройки оплаты труда, чтобы суммы к выдаче «подтянулись» в ведомость.
Неправильно: ведомость заполняется не из документов изменения условий оплаты труда, а из данных о начислениях и задолженности к выплате, при этом учитываются настройки способа выплаты сотрудника (наличные/банк) и реквизиты самой ведомости.
Заполнить в шапке ведомости организацию, месяц выплаты, вид выплаты (например, аванс или зарплата) и кассу, затем нажать «Заполнить» - программа подберет сотрудников и рассчитает суммы по задолженности к выплате с учетом их способа выплаты (наличными).
Правильно: автоматическое заполнение ведомости формирует список сотрудников и суммы к выплате по данным начислений и взаиморасчетов, а также отбирает сотрудников по настройкам выплаты (через кассу) и параметрам ведомости (месяц/вид выплаты/касса).
Достаточно указать только месяц выплаты - остальные поля не влияют, а сотрудники попадут в ведомость всегда.
Неправильно: вид выплаты и касса (а также корректные настройки способа выплаты у сотрудников) напрямую влияют на то, кто и с какими суммами попадет в ведомость; при несоответствии условий ведомость может заполниться частично или не заполниться вовсе.
Пояснение
Автоматическое заполнение «Ведомости в кассу» работает по принципу: «в ведомость попадают те, кому действительно есть что выплачивать наличными при выбранных условиях».
Что нужно сделать, чтобы «Заполнить» сработало корректно:
1) Подготовьте базу для выплаты
- Должны быть зарегистрированы начисления (зарплата за месяц, аванс, межрасчетные начисления и т.п.).
- По сотруднику должна быть сформирована сумма «к выплате» (то есть есть задолженность организации перед сотрудником). Если у сотрудника нулевая сумма к выплате или, наоборот, долг сотрудника перед организацией, он может не попасть в ведомость.
2) Правильно заполните шапку документа
- Организация: если их несколько - выберите нужную.
- Месяц выплаты: период, за который выплачивается доход (важно не перепутать месяц начисления и месяц фактической выплаты, если учет ведется с разделением по периодам).
- Выплачивать: выберите характер выплаты (аванс, зарплата, межрасчетная выплата и т.д.) - от этого зависит, какие суммы программа будет искать.
- Касса: особенно важно, если ведется несколько касс или есть разделение по местам выплаты.
3) Нажмите «Заполнить»
Программа заполнит табличную часть по задолженности к выплате и настройкам сотрудников. Как правило, в ведомость попадут только те сотрудники, у которых:
- выбран способ выплаты «наличными» (через кассу),
- есть сумма к выплате по выбранному виду выплаты и месяцу,
- нет ограничивающих признаков, из-за которых сотрудник скрыт из подбора (например, завершены операции и сотрудник не отображается в списках),
- не оформлена выплата уже другим документом/ведомостью, из-за чего программа считает, что долг закрыт.
4) Если сотрудник не попал в ведомость - быстрый чек-лист
- Проверьте способ выплаты у сотрудника: если у него указана выплата через банк, он не попадет в «Ведомость в кассу» при заполнении.
- Проверьте вид выплаты и месяц в ведомости: неверные значения часто дают пустую ведомость.
- Проверьте, есть ли сумма к выплате и нет ли долга сотрудника: по отчетам (например, расчетный листок/анализ зарплаты по сотрудникам) или по взаиморасчетам.
- Убедитесь, что сотрудник не скрыт для выбора (признак «не отображать в списках/операции завершены»).
- Если нужно - добавьте сотрудника вручную через «Подобрать», но после этого обязательно разберитесь, почему автозаполнение его исключило.
Практический пример
Вы хотите выдать аванс наличными 25-го числа. Создаете «Ведомость в кассу», выбираете «Выплачивать: Аванс», ставите нужный «Месяц выплаты», указываете кассу и нажимаете «Заполнить». В документ попадут сотрудники, которым назначена выплата наличными и у которых по данным учета сформирована сумма аванса к выдаче. После проверки ведомости оформляете кассовую выдачу по ведомости.