Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Лицо, которое уже работает в организации по трудовому договору, заключает с организацией договор авторского заказа. Следует ли при этом создать новый элемент в справочнике "Сотрудники" и в справочнике "Физические лица"?
Обязательно следует создать новый элемент в справочнике "Физические лица", новый элемент в справочнике "Сотрудники" можно не создавать
Неправильно: Договор авторского заказа заключается с тем же человеком, поэтому создавать второе физическое лицо нельзя: это приведет к дублю персданных и проблемам с НДФЛ/взносами/отчетностью. Физическое лицо должно оставаться одно, независимо от того, сколько договоров с организацией у него заключено.
Обязательно следует создать новые элементы - как в справочнике "Сотрудники", так и в справочнике "Физические лица"
Неправильно: Дублировать «Физическое лицо» нельзя, потому что это один и тот же человек и его идентификаторы (СНИЛС, ИНН, паспорт) должны оставаться в одной карточке. А создавать отдельного сотрудника под авторский договор обычно тоже не требуется: в программе можно зарегистрировать договор авторского заказа для уже существующего сотрудника.
Обязательно следует создать новый элемент в справочнике "Сотрудники", новый элемент в справочнике "Физически лица" можно не создавать
Неправильно: В большинстве типовых сценариев 1С для авторского договора у уже принятого работника не нужно создавать отдельного «сотрудника», потому что выплаты можно привязать к текущему сотруднику, а сам договор оформить как дополнительное основание начисления. Создание второго сотрудника на того же человека чаще приводит к путанице в взаиморасчетах и отчетности, и применяется только в специальных случаях.
Новый элемент в справочнике "Физические лица" точно создавать не следует. Новый элемент в справочник "Сотрудники" также можно не вводить, а зарегистрировать договор авторского заказа для сотрудника по трудовому договору
Правильно: Физлицо остается тем же, поэтому новый элемент в справочнике «Физические лица» не создают. В 1С можно зарегистрировать договор авторского заказа (как договор ГПХ/авторский) для уже работающего сотрудника и начислять вознаграждение без создания дубля в «Сотрудниках».
Пояснение
В 1С важно различать два справочника:
- «Физические лица» - это единая карточка человека (СНИЛС, ИНН, паспорт, адреса, контакты). Один человек = одна карточка физлица.
- «Сотрудники» - это «роль» физлица в конкретной организации и в конкретном кадровом контуре (трудовые отношения, кадровые документы, начисления и выплаты).
Если сотрудник уже работает по трудовому договору и с ним заключают договор авторского заказа, это не делает его «другим человеком» - значит, новое физлицо создавать нельзя. И, как правило, не нужно создавать второго сотрудника: договор авторского заказа можно оформить как дополнительный договор (ГПХ/авторский) для существующего сотрудника, а начисления по нему проводить отдельными документами начисления вознаграждения.
Зачем избегать дублей:
- Дубли физлиц ломают свод по НДФЛ и страховым взносам: один и тот же человек окажется «двумя» получателями дохода.
- Могут появиться ошибки при сдаче регламентированной отчетности (персонификация, 6-НДФЛ/РСВ/перссведения), потому что идентификаторы человека будут разделены по двум карточкам.
Практический сценарий оформления:
1) Убедитесь, что физлицо и сотрудник уже заведены и активны по трудовому договору.
2) Зарегистрируйте договор авторского заказа (как договор ГПХ/авторский) для этого же сотрудника, указав условия, сроки и порядок оплаты.
3) Начисляйте авторское вознаграждение отдельным начислением/документом по ГПХ, чтобы в учете было разделение зарплаты по трудовому договору и вознаграждения по авторскому договору.
Когда может понадобиться отдельный «сотрудник» (редко): если в конкретной конфигурации/настройках учет строго разделяет трудовые и гражданско-правовые отношения по разным карточкам сотрудника. Но даже тогда физлицо остается одно и то же - новый элемент в «Физических лицах» создавать нельзя.