Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Лицо, которое уже работает в организации по трудовому договору, заключает с организацией договор подряда. Следует ли при этом создать новый элемент в справочнике "Сотрудники" и в справочнике "Физические лица"?
Новый элемент в справочнике "Физические лица" точно создавать не следует. Новый элемент в справочник "Сотрудники" также можно не вводить, а зарегистрировать договор подряда для сотрудника по трудовому договору
Правильно: Договор ГПХ заключается с тем же человеком, поэтому дублировать запись «Физическое лицо» нельзя: НДФЛ, взносы, СНИЛС/ИНН и отчетность ведутся по физлицу и должны оставаться в одной карточке. В большинстве случаев и нового «Сотрудника» не требуется - в 1С можно зарегистрировать договор ГПХ (и последующие акты/начисления) для уже принятого работника через оформление документов из его карточки.
Обязательно следует создать новый элемент в справочнике "Физические лица", новый элемент в справочнике "Сотрудники" можно не создавать
Неправильно: Новая карточка «Физическое лицо» приведет к дублю одного и того же человека, из-за чего доходы, НДФЛ/взносы и сведения для регламентированной отчетности могут «разъехаться» по разным физлицам. При заключении ГПХ с тем же человеком используется существующее физлицо, а не создается новое.
Обязательно следует создать новый элемент в справочнике "Сотрудники", новый элемент в справочнике "Физически лица" можно не создавать
Неправильно: Создавать отдельного «Сотрудника» для ГПХ со штатным работником не является обязательным требованием: договор (работы, услуги) можно оформить на уже существующего сотрудника. Отдельного «Сотрудника» заводят только при специфических задачах учета (например, нужно разнести расчеты/аналитику по-разному), но это не правило «всегда».
Обязательно следует создать новые элементы - как в справочнике "Сотрудники", так и в справочнике "Физические лица"
Неправильно: Дублирование «Физического лица» ошибочно, потому что налоговый и страховой учет в 1С привязан к человеку и должен накапливаться в одной записи. Создание второго «Сотрудника» также не требуется по умолчанию, так как договор ГПХ можно зарегистрировать для существующего сотрудника без дополнительных карточек.
Пояснение
В 1С «Физическое лицо» - это единая карточка человека (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, налоговый статус и т.п.). Один и тот же человек не должен быть заведен дважды, иначе доходы и удержания могут распределиться по разным физлицам и возникнут ошибки в учете НДФЛ, страховых взносов и регламентированной отчетности.
Справочник «Сотрудники» описывает связь человека с организацией (табельный номер, кадровая история, принадлежность к организации/подразделению). Если сотрудник уже работает по трудовому договору и с ним дополнительно заключают ГПХ, обычно достаточно:
1) включить функциональность учета выплат по договорам ГПХ в настройках расчета зарплаты (если она не включена);
2) открыть карточку сотрудника и создать документ «Договор (работы, услуги) / Договоры (ГПХ)» (часто это делается через команду «Оформить документ»);
3) далее по факту выполнения работ зарегистрировать «Акт приемки выполненных работ» и выполнить начисление/выплату вознаграждения по договору.
Практический пример: Иванов И.И. работает менеджером по трудовому договору, а в декабре выполняет разовую работу по договору подряда (например, настройка витрины/разработка макета). В 1С не создают нового физлица, а в его существующей карточке оформляют ГПХ, затем акт и начисление. Так весь доход Иванова (и зарплата, и вознаграждение по ГПХ) корректно свяжется с одним физлицом, а программа правильно рассчитает НДФЛ и сформирует отчетность.
Когда может понадобиться отдельный элемент «Сотрудник» (но это именно «может», а не «обязательно»): если в вашей учетной политике требуется жестко разделять аналитику/расчеты (например, разные счета/статьи затрат/подразделения/доступы и отчеты по персоналу), или если договор ГПХ оформляется не в той же организации (в базе ведется несколько организаций). Но даже в таких случаях «Физическое лицо» все равно остается одно и то же.