Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подобрала сотрудников и рассчитала суммы к выдаче наличными?
В ведомости указать, что выплачиваем (аванс или зарплата за месяц), выбрать «Месяц выплаты» и нажать «Заполнить» - строки с сотрудниками и суммами сформируются автоматически.
Правильно: табличная часть «Ведомости в кассу» заполняется по команде «Заполнить» на основании данных расчетов с сотрудниками. Если выбран корректный вид выплаты и месяц, программа подставит список работников и суммы «к выдаче» с учетом уже проведенных выплат и остатка задолженности.
Достаточно создать ведомость и провести документ - список сотрудников появится сам, без нажатия «Заполнить».
Неправильно: проведение фиксирует документ в учете, но не выполняет подбор сотрудников и расчет сумм в табличной части. Без команды заполнения (или ручного подбора) ведомость может остаться пустой.
Нужно включить опцию автозаполнения в учетной политике, и ведомость будет заполняться автоматически при открытии документа.
Неправильно: заполнение ведомости зависит от данных начислений и параметров в шапке (вид выплаты и месяц) и выполняется пользователем командой заполнения. Одна настройка учетной политики не заменяет сам механизм заполнения табличной части.
Сначала оформить кассовый документ «Выдача наличных» на общую сумму, а затем на его основании сформировать «Ведомость в кассу» с автоматическим заполнением.
Неправильно: типовой процесс обратный - ведомость формируют первой (как список получателей и сумм), а затем по ней оформляют кассовую выдачу. Кассовый документ подтверждает факт выдачи, но не предназначен для автоматического подбора сотрудников в ведомость.
Автозаполнение невозможно: сотрудников и суммы всегда нужно вносить вручную через «Добавить» или «Подобрать».
Неправильно: в типовой конфигурации предусмотрено автоматическое заполнение ведомости по данным расчетов с персоналом. Ручной ввод используют в исключениях (точечные выплаты, частичная выдача, корректировки), но это не единственный способ.
Пояснение
Расширенная подсказка по автозаполнению «Ведомости в кассу»:
1) Подготовьте данные для выплаты
- Проверьте, что начисления за нужный период уже выполнены и проведены (аванс или зарплата за месяц).
- Если ранее выплаты уже оформлялись, в новую ведомость обычно попадают только остатки сумм, которые еще не выданы.
2) Убедитесь, что сотрудники «попадают» в кассовую выплату
- Для корректного подбора важно, чтобы в настройках выплаты/зарплаты у сотрудников был задан способ выплаты, соответствующий выдаче через кассу (иначе сотрудник может не попасть в кассовую ведомость).
3) Заполните шапку ведомости перед автозаполнением
- Поле «Выплачивать» (или аналогичный реквизит) - выберите, что именно выдаете: «Аванс» или «Зарплата за месяц».
- Поле «Месяц выплаты» - укажите нужный месяц. Ошибка в месяце или виде выплаты - самая частая причина, почему ведомость не заполняется или заполняется не теми суммами.
4) Выполните автоматическое заполнение
- Нажмите кнопку «Заполнить».
- Программа сформирует табличную часть: список сотрудников и суммы «к выдаче» по данным расчетов.
5) Если кто-то не попал в ведомость или суммы выглядят неверно
- Перепроверьте «Выплачивать» и «Месяц выплаты».
- Убедитесь, что начисления за период проведены.
- Проверьте, не была ли сумма уже закрыта предыдущей ведомостью/выплатой.
6) Что делать после заполнения ведомости
- Обычно ведомость используют для подготовки выплаты и печатных форм.
- Фактическую выдачу денег из кассы оформляют кассовым документом по ведомости (часто через «Создать на основании»).
- Если часть сотрудников не получила деньги вовремя, невыданные суммы удобно отразить документом депонирования, который создают из ведомости: при этом можно оставить в депонировании только тех сотрудников, кто не получил выплату.
Практический пример:
- Нужно выдать зарплату за ноябрь наличными. Создайте «Ведомость в кассу», установите «Выплачивать: Зарплата за месяц», «Месяц выплаты: Ноябрь» и нажмите «Заполнить». Проверьте суммы; если одному сотруднику выдаете часть - скорректируйте строку вручную. Затем оформите выдачу денег по ведомости и при необходимости создайте депонирование для невыданных сумм.