Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Если в 1С выплату зарплаты оформляют по схеме «сначала рассчитали/зарегистрировали начисления, затем формируют документ “Ведомость в кассу”» и используют кнопку «Заполнить», какими строками и суммами заполнится табличная часть ведомости?
Ведомость заполнится только по тем сотрудникам и суммам, которые уже выплачены из кассы, чтобы повторно их подтвердить.
Неправильно: автоматическое заполнение ведомости предназначено для формирования предстоящей выплаты. Уже выплаченные суммы обычно не подбираются как «к выдаче», потому что по ним нет остатка к выплате.
В ведомость попадут все сотрудники из штатного списка, независимо от того, есть ли у них сумма к выплате и какой способ выплаты им назначен.
Неправильно: при заполнении учитываются условия ведомости и настройки сотрудников. Если у сотрудника нет суммы к выплате за выбранный период/вид выплаты или назначен другой способ получения денег (например, через банк), он не должен подбираться в «Ведомость в кассу» автоматически.
Ведомость заполнится сотрудниками и суммами, которые еще не рассчитаны (нет зарегистрированных начислений), но планируются к выплате в будущем.
Неправильно: чтобы в ведомость попали суммы, у программы должен быть расчетный результат (начисления/удержания) и сформированная сумма к выплате. Без зарегистрированных начислений автоматическое заполнение, как правило, не может корректно определить «к выдаче».
Ведомость заполнится теми суммами, по которым начисления уже зарегистрированы, но выплата через кассу еще не отражена (то есть есть остаток «к выплате»), с учетом удержаний, ранее выплаченного и возможной задолженности сотрудника.
Правильно: при автозаполнении «Ведомости в кассу» программа подбирает сотрудников с назначенной выплатой наличными и подставляет суммы, которые рассчитаны и остаются невыплаченными на момент формирования ведомости. При этом сумма к выдаче может уменьшаться на удержания и долги сотрудника, а также учитывается ранее зарегистрированная выплата.
Пояснение
Развернутая подсказка: как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» и что важно проверить
1) Логика подбора строк при «Заполнить»
- Ведомость формируется не «по всем сотрудникам», а по тем, у кого на выбранный месяц и вид выплаты есть рассчитанная сумма к выплате и при этом выплата еще не зарегистрирована.
- Подбираются сотрудники, у которых способ/место выплаты настроены как «наличными» (через кассу). Если у сотрудника стоит «банк/зарплатный проект/на счет», то он обычно не попадет в «Ведомость в кассу» автоматически.
2) Почему суммы могут отличаться от “начислено”
- В ведомости отражается не начисление само по себе, а итог «к выдаче»: начисления минус удержания.
- Если уже была частичная выплата, аванс или другая ведомость за тот же период, то в новую ведомость попадет только оставшаяся сумма.
- При наличии долга сотрудника перед организацией сумма к выплате может уменьшиться. Если долг больше суммы выплаты, сотрудник может вообще не попасть в ведомость при автоматическом заполнении.
3) Влияние реквизитов ведомости
- Проверьте «Месяц выплаты» и «Выплачивать» (зарплата за месяц, аванс, межрасчетная выплата и т.п.): от них зависит, какие рассчитанные суммы программа будет подбирать.
- Если в базе ведется несколько касс и в ведомости указана конкретная касса, в список должны попадать только сотрудники, у которых место выплаты привязано к этой кассе.
4) Практические примеры
- Пример 1: рассчитали зарплату за ноябрь, но еще ничего не выдавали. Создаете «Ведомость в кассу», выбираете месяц и вид выплаты, нажимаете «Заполнить» - подставятся сотрудники и суммы «к выдаче» за ноябрь.
- Пример 2: сотруднику уже выплатили аванс. При заполнении ведомости на зарплату за месяц программа подставит сумму за минусом аванса (если аванс зарегистрирован как выплата).
- Пример 3: сотрудник не попал в ведомость. Частые причины: иной способ выплаты в карточке сотрудника, нет начисления за выбранный период/вид выплаты, либо сумма к выплате стала нулевой из-за долга/переплаты.
5) Лучшие практики
- Сначала оформляйте расчет/начисления, затем создавайте ведомость и используйте «Заполнить».
- Всегда проверяйте соответствие типа ведомости способу выплаты сотрудника.
- Если нужно добавить исключение - используйте «Подбор», но параллельно разберите причину, почему автозаполнение не подобрало сотрудника (настройки выплаты, период, вид выплаты, остаток к выплате).