Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Что изменится при проведении документа 1С «Ведомость в кассу» (когда выдачу наличных из кассы оформляют отдельным кассовым документом)?
Никаких изменений не произойдет: ведомость нужна только для печати списка сотрудников.
Неправильно: ведомость фиксирует выплату (или готовность к выплате) в учете зарплаты и влияет на взаиморасчеты с сотрудниками, поэтому она используется не только как печатная форма.
У сотрудников уменьшится сумма «к выплате», а остаток денег в кассе организации увеличится.
Неправильно: уменьшение задолженности (суммы к выплате) возможно, но увеличение кассы от выплаты быть не может; к тому же движение наличных отражается кассовыми документами, а не самой ведомостью.
Уменьшится задолженность организации перед сотрудниками (сумма «к выплате»), а остаток денег в кассе не изменится.
Правильно: ведомость отражает выплату в части взаиморасчетов с сотрудниками (закрывает задолженность к выплате), а фактическое движение наличных и проводки по кассе оформляют отдельным кассовым документом (например, выдачей наличных/РКО по ведомости).
Одновременно уменьшится сумма «к выплате» и автоматически уменьшится остаток денег в кассе.
Неправильно: ведомость отвечает за учет расчетов с сотрудниками и подготовку выплаты, а уменьшение кассы выполняется кассовым документом; без него остаток кассы в учете не меняется.
Пояснение
Логика работы «Ведомости в кассу» похожа на принцип «закрыли задолженность - но деньги из кассы списываются отдельной операцией».
Как это связано с автоматическим заполнением:
1) Что делает «Заполнить» в ведомости
- Подбирает сотрудников и суммы к выдаче по данным начислений и текущей задолженности к выплате.
- Учитывает параметры шапки: месяц выплаты, вид выплаты (аванс/зарплата/прочие доходы, если включены), а также место/способ выплаты сотрудника (наличные должны соответствовать кассовой ведомости).
- Не включает уже выплаченные суммы: если по сотруднику задолженность закрыта ранее, он не попадет или попадет только с остатком.
2) Что меняется при проведении ведомости
- В учете зарплаты уменьшается задолженность организации перед сотрудниками (то есть «к выплате» становится меньше).
- Это влияет на дальнейшее автозаполнение: при создании следующей ведомости программа подтянет только то, что осталось невыплаченным.
3) Чего ведомость не делает сама
- Не списывает наличные из кассы организации и не формирует кассовые движения «автоматически одной кнопкой», если в вашей конфигурации касса ведется отдельными кассовыми документами.
- Для фактической выдачи денег обычно оформляют кассовый документ по ведомости (создание на основании/оплата ведомости/выдача наличных), после проверки сумм и состава сотрудников.
4) Практический пример
- Начислена зарплата 50 000.
- Создали «Ведомость в кассу», выбрали месяц выплаты и вид выплаты, нажали «Заполнить» - встала сумма 50 000.
- Выдали наличными только 30 000 (уменьшили сумму в строке сотрудника) и провели ведомость.
- Взаиморасчеты покажут, что осталось к выплате 20 000.
- При следующем создании ведомости и нажатии «Заполнить» программа подтянет 20 000 как остаток задолженности (если не было других выплат/удержаний).
5) Частые причины, почему «Заполнить» показывает не то, что ожидают
- Выбран неверный месяц выплаты или неверный вид выплаты.
- Способ/место выплаты сотрудника не соответствует ведомости в кассу (настроена выплата через банк).
- Сумма уже закрыта другой ведомостью или ранее оформленной выплатой.
- У сотрудника есть встречная задолженность перед организацией, из-за чего сумма к выплате становится меньше или нулевой.
Вывод: ведомость «двигает» расчеты с сотрудниками и определяет, что осталось выдать, а касса и выдача наличных отражаются отдельными кассовыми документами - поэтому остаток денег в кассе не меняется только от проведения ведомости.