Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Какие условия должны быть выполнены, чтобы в 1С документ «Ведомость в кассу» корректно заполнился автоматически (кнопка «Заполнить») списком сотрудников и суммами к выдаче?
Достаточно просто создать ведомость - программа сама подберет сотрудников и суммы, даже если реквизиты не заполнены.
Неправильно: автозаполнение зависит от параметров ведомости (что выплачиваем и за какой период), поэтому без заполнения ключевых реквизитов подбор может быть пустым или некорректным.
Нужно указать в ведомости, что именно выплачиваем (аванс/зарплата за месяц/межрасчетные выплаты) и правильно заполнить «Месяц выплаты» (месяц, за который платим), после чего нажать «Заполнить».
Неправильно: это обязательные настройки для корректного подбора сумм, но их может быть недостаточно - сотрудники попадут в ведомость только при совпадении способа выплаты и наличии сумм к выдаче.
В ведомость подбираются только те сотрудники, у кого в настройках указан способ выплаты наличными (через кассу), соответствующий виду ведомости.
Неправильно: правило про соответствие способа выплаты верное, но само по себе оно не гарантирует заполнение - важно также выбрать характер выплаты и верный период, а еще должны быть рассчитанные суммы к выплате.
Верны варианты 2 и 3.
Правильно: для корректного автозаполнения нужно задать параметры выплаты и период в самой ведомости и убедиться, что сотрудники настроены на выплату через кассу (иначе они будут подбираться в другой вид ведомости или не подберутся вовсе).
Ведомость заполнится даже без рассчитанного аванса/зарплаты: суммы к выдаче программа посчитает «на лету» при заполнении.
Неправильно: ведомость подбирает к выплате уже зарегистрированные суммы (начисления/расчеты и взаиморасчеты). Если выплаты не рассчитаны или нет задолженности организации перед сотрудником, в ведомости может не появиться сумма или сотрудник не попадет в подбор.
Верны все варианты.
Неправильно: нельзя считать верными все утверждения, потому что автозаполнение не работает «само по себе» без параметров ведомости и не заменяет расчет выплат.
Пояснение
Как добиться правильного автозаполнения «Ведомости в кассу» - чек-лист:
1) Сначала подготовьте «источник сумм»
- Для аванса нужно, чтобы аванс был рассчитан и зарегистрирован в программе (иначе просто нечего подтягивать в ведомость).
- Для выплаты «зарплаты за месяц» должны быть выполнены начисления и сформирована задолженность организации перед сотрудниками.
2) Обязательно заполните ключевые реквизиты ведомости ДО нажатия «Заполнить»
- «Выплачивать»: выберите характер выплаты (аванс, зарплата за месяц, межрасчетные выплаты). От этого зависит, какие суммы программа будет искать.
- «Месяц выплаты»: указывайте месяц, ЗА который выплачивается доход. Частая ошибка - ставить месяц фактической выдачи денег, из-за чего ведомость заполняется неправильно или не заполняется.
3) Проверьте, что вид ведомости соответствует способу выплаты сотрудника
- Если сотруднику задана выплата через банк/на счет, он не будет автоматически подбираться в «Ведомость в кассу».
- На практике удобно: сначала унифицировать настройки «Выплата зарплаты» в карточках сотрудников, а затем формировать ведомости нужного типа.
4) Если сотрудник не попадает в ведомость - типовая диагностика
- По сотруднику нет суммы к выдаче в выбранном сценарии (аванс не рассчитан, зарплата не начислена, не тот месяц/вид выплаты).
- По сотруднику есть встречная задолженность перед организацией (переплата/удержания/перерасчеты), поэтому к выдаче получается ноль.
- За этот период уже введены другие ведомости, которые «закрыли» суммы к выдаче (например, ошибочно указали месяц и тем самым зарегистрировали выплату не за тот период).
5) Практический пример
Вы выплачиваете зарплату за декабрь наличными 10 января. В «Ведомость в кассу» укажите «Выплачивать: зарплата за месяц», а «Месяц выплаты» поставьте декабрь (месяц дохода), затем нажмите «Заполнить». Тогда подтянутся сотрудники со способом выплаты через кассу и суммы к выдаче за декабрь с учетом удержаний и уже отраженных выплат.