Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерии 8» правильно выполнить автоматическое заполнение табличной части документа «Ведомость в кассу» (списка сотрудников и сумм к выдаче наличными)?
Добавить сотрудников вручную в табличную часть и вписать суммы к выдаче вручную
Неправильно: это ручной ввод, он не является автоматическим заполнением и повышает риск ошибок (например, могут появляться некорректные строки по периодам/задолженности при несоответствии начислений и выплат).
В документе выбрать параметры выплаты (например, «Аванс» или «Зарплата за месяц», нужный месяц/дату и кассу) и нажать кнопку «Заполнить»
Правильно: кнопка «Заполнить» автоматически подтягивает сотрудников и суммы к выплате по выбранным параметрам, исходя из рассчитанных начислений и остатка к выдаче (учитывая ранее сформированные ведомости и настройки способа выплаты).
Сначала провести документ «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер), а «Ведомость в кассу» заполнится сама
Неправильно: «Выдача наличных» оформляет факт выплаты и может создаваться (в том числе) по кнопке оплаты/на основании ведомости, но не предназначена для автоматического формирования списка сотрудников к выплате вместо заполнения ведомости.
Создать «Ведомость в кассу» на основании документа поступления денег в кассу, чтобы программа сама подобрала получателей
Неправильно: поступление наличных в кассу связано с движением денег, но не формирует автоматически список сотрудников и суммы зарплаты/аванса к выдаче в ведомости.
Сформировать суммы к выплате ручными операциями (корректировкой проводок/регистров), после чего ведомость заполнится автоматически
Неправильно: ведомость заполняется по данным расчета/начислений и настройкам выплаты через штатные механизмы документа; ручные операции не являются корректным способом «автозаполнения» и могут привести к расхождениям.
Пояснение
Как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» на практике:
1) Откройте журнал ведомостей: обычно раздел «Сотрудники и зарплата» (или «Зарплата и кадры») → «Ведомости в кассу» → «Создать».
2) В шапке документа обязательно задайте ключевые параметры, от которых зависит подбор строк:
- «Выплачивать» (например, «Аванс» или «Зарплата за месяц»);
- «Месяц» (за какой период идет выплата);
- при наличии нескольких касс - выберите нужную «Кассу».
3) Перейдите к табличной части и нажмите «Заполнить». Программа подберет сотрудников и рассчитанные суммы к выдаче наличными по выбранному виду выплаты и месяцу. При этом, как правило, учитывается остаток к выплате (то, что еще не закрыто ранее оформленными ведомостями).
4) Если ведомость не заполняется или суммы выглядят «не как в начислении», чаще всего причины такие:
- за период не выполнено нужное начисление (например, для аванса должен быть оформлен расчет/начисление аванса; с 2023 года важно корректное удержание НДФЛ на дату выплаты, иначе сумма к выдаче меняется);
- у сотрудника указан способ выплаты, не совпадающий с типом ведомости (для «Ведомости в кассу» обычно требуется способ «Наличными»);
- по сотруднику уже есть проведенная ведомость в этом расчетном периоде или есть переплата/задолженность, из-за чего сумма уменьшается или сотрудник не попадает в список.
5) Дополнение по процессу: сама «Ведомость в кассу» обычно служит регистром/основанием для оформления выплаты (например, для печатной формы и дальнейшего оформления выдачи наличных), поэтому после проверки ведомости уже оформляют фактическую выдачу денег кассовыми документами.
Мини-пример:
- Нужно выплатить аванс за декабрь: создайте «Ведомость в кассу», установите «Выплачивать = Аванс», «Месяц = Декабрь», затем нажмите «Заполнить» - появятся сотрудники и суммы с учетом НДФЛ и настроек расчета. Если сотрудника нет, проверьте: был ли рассчитан аванс, и установлен ли у него способ выплаты «Наличными».