Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
После того как вы автоматически заполнили «Ведомость в кассу» и оформили выдачу денег сотрудникам, из каких данных в «1С:Бухгалтерии 8» формируются строки отчета «Кассовая книга» (КО-4)?
Из любых введенных кассовых документов «Поступление наличных» и «Выдача наличных», даже если они не проведены
Неправильно: для попадания операций в кассовую книгу документы должны быть отражены в учете, то есть иметь статус проведения; непроведенные документы не считаются подтвержденными операциями.
Из проведенных документов «Поступление наличных» и «Выдача наличных» (кассовых ордеров), оформляющих приход и расход по кассе
Правильно: кассовая книга заполняется по проведенным кассовым документам, где зафиксированы реквизиты кассовых операций (приход/расход, основание, сумма, касса и т.д.), а не по ручным проводкам.
Из ручных бухгалтерских проводок по счету 50 «Касса», даже если кассовые документы не оформлялись
Неправильно: ручные проводки по счету 50 могут изменить обороты и остатки по бухгалтерии, но сами по себе не являются кассовыми документами и обычно не попадают в кассовую книгу, из-за чего возникает расхождение между отчетом и оборотами счета.
Верны оба подхода: достаточно просто ввести документы, но если нужно - можно заменить их ручными проводками
Неправильно: кассовая книга формируется именно по проведенным кассовым документам; ручные проводки не заменяют оформление кассовых операций в отчете КО-4.
Кассовая книга строится по проведенным кассовым документам и одновременно учитывает ручные проводки как равноправный источник строк
Неправильно: при формировании отчета программа может контролировать расхождения между оборотами по документам и проводками, но строки кассовой книги формируются по кассовым документам, а не путем добавления строк из ручных проводок.
Пояснение
Как связать кассовую книгу с автоматическим заполнением «Ведомости в кассу» и избежать расхождений:
1) Логика процесса выплаты наличными
- В «Ведомости в кассу» задайте организацию, кассу, вид выплаты и месяц (период), затем нажмите «Заполнить» - сотрудники и суммы подтянутся по данным учета.
- Факт движения наличных по кассе фиксируется кассовыми документами: приход (например, «Поступление наличных») и расход (например, «Выдача наличных»). Именно они «кормят» кассовую книгу.
2) Почему кассовая книга не строится «по счету 50»
Кассовая книга - это регламентный отчет по кассовым документам. Если сделать ручную проводку по счету 50, обороты в бухгалтерии изменятся, но строки кассовой книги не появятся, потому что нет оформленного кассового ордера с реквизитами операции.
3) Что будет, если вводить операции по кассе вручную проводками
- В отчете КО-4 эти суммы не отразятся.
- Обороты и остатки по счету 50 могут перестать совпадать с кассовой книгой.
- При формировании кассовой книги программа нередко выводит служебное сообщение о расхождении оборотов (это сигнал, что часть движений по кассе сделана не кассовыми документами или есть ошибки дат/касс/проведения).
4) Практический пример именно про ведомость
- Вы заполнили «Ведомость в кассу» и выдали зарплату.
- Если вы оформили расход наличных документом «Выдача наличных» и провели его - запись попадет в кассовую книгу за соответствующую дату.
- Если вместо этого сделали ручную проводку по счету 50 - кассовая книга останется без строки по выдаче зарплаты, и отчет станет «не в такт» с бухгалтерским учетом.
5) Лучшие практики, чтобы кассовая книга формировалась корректно
- Все операции прихода/расхода наличных оформляйте кассовыми документами и проводите их.
- Следите за датами: кассовая книга формируется «по дням», поэтому дата кассового документа влияет на то, в какой лист попадет запись.
- Если зарплата выдается несколько дней, контролируйте, как у вас оформляется расход: чтобы остаток кассы в программе соответствовал фактическому на каждый день (иначе по промежуточным дням остаток может быть неверным).
Итог: автозаполнение «Ведомости в кассу» помогает правильно подобрать суммы к выдаче, а кассовая книга появляется только из проведенных кассовых документов, которые отражают реальное движение наличных.