Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) как выполняется автоматическое заполнение табличной части документа «Ведомость в кассу» при выплате аванса или зарплаты наличными?
В документе «Ведомость в кассу» нажимают кнопку «Заполнить», и программа подбирает сотрудников и суммы к выплате по данным начислений, учитывая выбранный месяц и способ выплаты (наличными через кассу).
Правильно: документ «Ведомость в кассу» предназначен для выплаты наличными, а команда «Заполнить» автоматически формирует список сотрудников и суммы «к выдаче» на основании зарегистрированных начислений (аванс/зарплата) за выбранный период, при этом в итоговую сумму попадает остаток к выплате с учетом ранее оформленных ведомостей и настроек способа выплаты сотрудника.
Сначала оформляют документ «Выдача наличных», а затем ведомость заполняется автоматически на основании этого расходного документа.
Неправильно: «Выдача наличных» - это документ фактической выдачи денег из кассы, который обычно создают уже по готовой ведомости (в том числе одной суммой или по каждому сотруднику), а не источник автоматического заполнения самой ведомости.
Ведомость заполняют только вручную: автоматический подбор сотрудников и сумм в этом документе не предусмотрен.
Неправильно: в документе предусмотрено автоматическое заполнение по кнопке «Заполнить», которое подставляет сотрудников и суммы к выплате на основе данных учета зарплаты и настроек выплаты.
Нужно создать «Поступление наличных», и по нему программа автоматически сформирует «Ведомость в кассу» для выплаты зарплаты.
Неправильно: «Поступление наличных» отражает приход денег в кассу (например, снятие с расчетного счета или выручка), а «Ведомость в кассу» относится к расчетам с сотрудниками и заполняется по данным начислений и настроек выплат, а не по приходным кассовым документам.
Ведомость автоматически заполняется из «Кассовой книги» за выбранный день: в нее переносятся все движения по кассе и остатки.
Неправильно: кассовая книга - это отчет по кассовым операциям (ПКО/РКО), она не является механизмом подбора сотрудников и сумм зарплаты. «Ведомость в кассу» заполняется из данных по начислениям и взаиморасчетам с сотрудниками.
Пояснение
Как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» в 1С и что проверить, если строки не заполняются:
1) Где находится документ
Обычно его создают в разделе «Зарплата и кадры» (или аналогичном разделе по зарплате) из списка «Ведомости в кассу».
2) Какие поля важны перед нажатием «Заполнить»
- Организация: если ведется учет по нескольким организациям, убедитесь, что выбрана нужная.
- Вид выплаты: «Аванс» или «Зарплата» (за месяц/окончательный расчет). От вида зависит, какие начисления будут подбираться.
- Месяц выплаты (месяц начисления): влияет на то, за какой период программа будет искать суммы к выдаче.
- Дата ведомости: используется как дата документа, а также может влиять на отбор сотрудников по кадровым данным.
3) Что именно заполняет кнопка «Заполнить»
После нажатия «Заполнить» программа:
- подбирает сотрудников, которым назначен способ выплаты наличными через кассу;
- рассчитывает сумму «к выплате» по данным начислений (аванс/зарплата) с учетом уже оформленных ранее ведомостей (чтобы не задвоить выплату);
- при выплате зарплаты за месяц обычно подставляет именно остаток к выплате, если часть уже была выплачена (например, аванс).
4) Практический пример
- В середине месяца начислили аванс и хотите выдать наличными: создайте «Ведомость в кассу», выберите «Аванс», укажите правильный месяц, нажмите «Заполнить» - подставятся сотрудники и суммы аванса.
- В конце месяца начислили зарплату: создайте «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Зарплата», укажите месяц начисления, нажмите «Заполнить» - сумма к выплате будет рассчитана как остаток за месяц с учетом выданного аванса и ранее оформленных ведомостей.
5) Если сотрудник не попал в ведомость
Проверьте типичные причины:
- У сотрудника указан другой способ выплаты (например, через банк/на счет), поэтому он не подбирается в «ведомость в кассу».
- Выбран не тот «Вид выплаты» или «Месяц выплаты»: программа ищет суммы не в том периоде.
- Включен отбор по подразделению/другим реквизитам (если он используется), и сотрудник не проходит отбор.
- Начисления по сотруднику еще не зарегистрированы или зарегистрированы в другом месяце начисления.
При необходимости сотрудника можно добавить вручную, а затем корректно настроить способ выплаты, чтобы в следующий раз автозаполнение сработало.
6) Что делать после заполнения
Когда ведомость заполнена, по ней обычно оформляют фактическую выдачу денег документом «Выдача наличных» (одной суммой по ведомости или отдельными документами по каждому сотруднику) и при необходимости выполняют депонирование по тем, кто не получил деньги в срок.