Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
При автоматическом заполнении документа «Ведомость в кассу» (кнопка «Заполнить») что произойдет, если в шапке ведомости выбрана конкретная касса?
Табличная часть заполнится только теми сотрудниками, у которых способ/место выплаты настроены «через кассу» и привязаны к указанной кассе. Если нужно, отдельных сотрудников можно добавить вручную через «Подбор».
Правильно: при заполнении ведомости программа ориентируется на настройки выплаты у сотрудника и на выбранную в документе кассу - автоматически попадают только те, кому назначена выплата через эту кассу. Если сотрудник настроен на другой способ (например, банк), он не подтянется кнопкой «Заполнить», но его можно включить вручную через «Подбор».
Ведомость заполнится всеми сотрудниками, у которых есть сумма к выплате, независимо от того, где и как им назначено получать зарплату (касса, банк, личный счет).
Неправильно: автозаполнение не игнорирует настройки выплат. Сотрудники попадают в ведомость того вида и того места выплаты, которое им назначено (например, «Ведомость в кассу» не заполняется сотрудниками, у которых стоит выплата в банк/на счета).
Ведомость заполнится только суммами из последнего документа начисления за выбранный месяц и не будет учитывать остатки/задолженность, если они сформированы ранее.
Неправильно: заполнение ведомости опирается на суммы «к выплате» (остатки/задолженность), которые учитываются в механизме выплат. Если по данным учета выплат (в т.ч. по регистрам задолженности к выплате) нет сумм, ведомость может не заполниться вообще - это как раз признак того, что к выплате по выбранным параметрам ничего не числится.
После нажатия «Заполнить» программа автоматически сформирует кассовый документ (например, «Выдача наличных»/РКО) на общую сумму ведомости.
Неправильно: кнопка «Заполнить» формирует табличную часть ведомости, а кассовый документ на выплату оформляется отдельным действием (обычно через команду оплаты ведомости/создание документа выдачи), то есть это не результат именно автозаполнения.
Пояснение
Чтобы «Ведомость в кассу» заполнялась автоматически и ожидаемыми сотрудниками, проверьте несколько вещей.
1) Выбран правильный вид ведомости и место выплаты
- В ЗУП ведомости бывают «в кассу», «в банк», «на счета». По кнопке «Заполнить» сотрудник попадает только в тот тип ведомости, который соответствует его настройкам выплаты.
- Если у сотрудника стоит зарплатный проект/перечисление на счет, он не подтянется в «Ведомость в кассу» автоматически.
2) В шапке ведомости правильно заполнены ключевые реквизиты
- «Месяц выплаты» и «Выплачивать» должны соответствовать тому, что вы реально выплачиваете (аванс, зарплата за месяц, межрасчетные суммы). Несовпадение месяца/вида выплаты - частая причина пустого заполнения.
- Поле «Касса» критично: при выборе кассы автозаполнение отбирает только тех, кому назначена выплата именно через эту кассу. Если касс несколько, обычно делают отдельную ведомость на каждую кассу.
3) Есть суммы «к выплате» по данным учета выплат
- Автозаполнение подтягивает остаток к выплате (то, что еще не закрыто предыдущими ведомостями). Если задолженности/остатка к выплате нет, документ не заполнится.
4) Что делать, если сотрудник не попал в ведомость
- Проверьте у сотрудника настройки «Выплата зарплаты»: способ и место выплаты (касса/банк/счета) и при необходимости - конкретную кассу.
- Уточните «Порядок выплаты» и «Способ получения» для выплаты (например, межрасчетные суммы могут требовать выбора документов-оснований, а аванс и окончательный расчет учитываются по-разному).
- Если нужно разово включить сотрудника в ведомость, используйте «Подбор» и добавьте его вручную (даже если автозаполнение его не подтягивает).
Практический пример
- У вас две кассы: «Касса головного офиса» и «Касса склада». Создайте две «Ведомости в кассу»: в каждой укажите свою кассу и нажмите «Заполнить». В первую попадут сотрудники, у которых место выплаты привязано к кассе головного офиса, во вторую - к кассе склада. Если бухгалтер ошибочно выберет «Касса склада» в ведомости для офисных сотрудников, таблица окажется пустой или неполной - это ожидаемое поведение отбора.
Короткая проверка перед заполнением
- Правильный тип ведомости?
- Верный месяц выплаты и вид выплаты?
- Выбрана нужная касса?
- У сотрудников настроен способ выплаты через эту кассу?
- Есть остатки/задолженность к выплате?
Если эти условия выполнены, «Заполнить» обычно формирует ведомость корректно и без ручного подбора.