Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Для того чтобы подготовить справку о доходах по форме, утвержденной ФНС для выдачи сотруднику, необходимо:
Заполнить отчет 6-НДФЛ и распечатать соответствующее Приложение 1
Неправильно: 6-НДФЛ предназначен прежде всего для сдачи отчетности в налоговый орган, а Приложение 1 формируется в составе годового расчета и ориентировано на регламентированную отчетность. Для выдачи справки сотруднику в 1С предусмотрен отдельный объект, который формирует нужную форму без необходимости «собирать» 6-НДФЛ.
Ввести документ "Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника"
Правильно: В типовых конфигурациях 1С справка для выдачи работнику оформляется именно вводом документа «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника», где выбираются сотрудник, год (и при необходимости дата/период) и выполняется печать. Такой способ соответствует назначению справки «для физлица» и позволяет корректно заполнить доходы, вычеты и суммы налога по данным учета.
Сформировать отчет "Регистр налогового учета по НДФЛ"
Неправильно: Регистр налогового учета - это внутренний учетный отчет для проверки и анализа данных НДФЛ (расшифровки начислений/удержаний), а не утвержденная ФНС форма справки для работника. Даже если в регистре есть нужные суммы, он не заменяет печатную форму справки о доходах.
Сформировать отчет "Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника"
Неправильно: В 1С справка для работника оформляется как документ (с последующей печатью), а не как отдельный отчет, поэтому попытка искать ее в списке отчетов приводит к неверному действию. Правильный путь - создать документ справки в разделе НДФЛ/документов по НДФЛ и печатать из него.
Пояснение
Справка о доходах для сотрудника - это печатная форма по требованиям ФНС, которую работник часто просит для банка, визы, соцслужб или личных целей. В 1С она формируется не «из 6-НДФЛ», а отдельным документом: обычно путь выглядит так: раздел «Зарплата и кадры» (или «Налоги и взносы» в зависимости от конфигурации) → блок «НДФЛ» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» / «Все документы по НДФЛ» → «Создать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника».
В документе, как правило, выбирают:
- организацию (если их несколько);
- сотрудника;
- год, за который выдается справка (иногда можно сформировать справку по дату, если она нужна не за полный год);
- при необходимости - вариант формирования (например, сводно или в разрезе ОКТМО/КПП и ставок), если у организации есть разные обособленные подразделения/ставки.
Практические моменты, из-за которых справка «не сходится»:
- перед формированием убедитесь, что все документы начисления зарплаты, премий, больничных, отпусков, материальной помощи проведены и НДФЛ рассчитан/удержан;
- проверьте корректность кодов доходов и вычетов (это влияет на заполнение справки по строкам и кодам);
- если были перерасчеты задним числом или исправления, сначала перепроведите документы и обновите расчеты, и только затем формируйте справку.
Почему не подходит вариант с 6-НДФЛ: расчет 6-НДФЛ - регламентированная отчетность налогового агента, а Приложение 1 к нему связано с годовой отчетностью и логикой сдачи в ИФНС. Для выдачи справки конкретному работнику в удобном виде и в нужный момент в 1С предусмотрен специализированный документ справки, из которого и выполняется печать.