Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Вы оформляете выплату зарплаты наличными и хотите, чтобы табличная часть документа «Ведомость в кассу» заполнилась автоматически (подтянулись сотрудники и суммы к выплате). Что обязательно нужно указать в шапке документа перед нажатием кнопки «Заполнить», чтобы программа правильно подобрала суммы за нужный период и вид выплаты?
Указать только дату ведомости и сразу нажать «Заполнить»
Неправильно: дата важна для оформления выплаты, но сама по себе не определяет, какие начисления и за какой месяц нужно подбирать. Без указания месяца выплаты и характера выплаты (например, аванс или зарплата за месяц) автоматическое заполнение может не сработать или подберет данные не так, как ожидается.
Выбрать только кассу (кассовый счет/кассу организации) и нажать «Заполнить»
Неправильно: выбор кассы задает, откуда будет выдаваться наличность, но не говорит программе, какие суммы и за какой период нужно включить в ведомость. Для корректного подбора нужны параметры, определяющие период и вид выплаты.
Заполнить только организацию и подразделение, остальное программа определит автоматически
Неправильно: организация (и при необходимости подразделение) помогает отфильтровать сотрудников, но автоматический подбор сумм к выплате завязан на настройку вида выплаты и месяца выплаты. Без этих реквизитов система не сможет однозначно сформировать список сумм «к выплате».
Указать «Месяц выплаты» и значение поля «Выплачивать» (например: аванс, зарплата за месяц, отпускные и т. п.), затем нажать «Заполнить»
Правильно: автоматическое заполнение ведомости работает от параметров, которые задают, какие именно суммы нужно подобрать. «Месяц выплаты» определяет период, а поле «Выплачивать» - характер выплаты (аванс/зарплата/прочие выплаты). После этого по кнопке «Заполнить» в табличную часть подтягиваются сотрудники и суммы, предназначенные к выдаче, как правило - остатки, которые еще не были выплачены ранее через другие ведомости.
Пояснение
Практика работы с автоматическим заполнением «Ведомости в кассу» обычно выглядит так:
1) Подготовьте данные для выплаты.
- Сначала должны быть зарегистрированы начисления: рассчитана зарплата за месяц или оформлены документы, по которым возникает выплата (например, аванс, отпуск, больничный - в зависимости от конфигурации и учетной схемы).
2) Проверьте способ выплаты сотрудника.
- Если сотрудник настроен на выплату через банк, а вы формируете «Ведомость в кассу», он может не попасть в подбор. В ряде конфигураций ведомость по кассе формируется только при наличии сотрудников, у которых способ выплаты указан как «наличными».
3) Создайте «Ведомость в кассу» из правильного места.
- Обычно документ создают из раздела «Выплаты» (или из журнала ведомостей). Это снижает риск ошибиться с видом ведомости (банк/касса/раздатчик).
4) Заполните ключевые реквизиты шапки ДО кнопки «Заполнить».
- «Месяц выплаты» - чтобы ведомость подтянула суммы именно за нужный период.
- «Выплачивать» - чтобы выбрать тип выплаты: аванс или окончательный расчет за месяц (а также другие виды выплат, если они ведутся отдельными ведомостями).
- При наличии дополнительных реквизитов (например, «Финансирование», «Организация», «Касса») заполните их согласно учетной политике.
5) Нажмите «Заполнить» и проверьте результат.
- В табличной части обычно подбираются суммы «к выплате» как остатки: то, что начислено и еще не было выплачено по другим ведомостям.
- Если в документе есть поле наподобие «Учтенные как», используйте его как фильтр: оно помогает ограничить подбор конкретным видом расчета/выплаты. Если оставить его пустым, в ведомость могут попасть разные виды выплат разом (что удобно не всегда).
6) Типовые ошибки, из-за которых ведомость не заполняется:
- Не выбран «Месяц выплаты» или неверно указан «Выплачивать» (например, стоит «Аванс», а вы ждете зарплату за месяц).
- Начисления еще не зарегистрированы/не рассчитаны, либо уже полностью закрыты ранее созданными ведомостями.
- У сотрудников настроена выплата через банк, поэтому они не подбираются в ведомость по кассе.
Мини-пример:
- Нужно выдать зарплату за декабрь. Создаете «Ведомость в кассу», указываете «Месяц выплаты: Декабрь», «Выплачивать: Зарплата за месяц», затем «Заполнить». В табличной части появятся сотрудники и суммы, которые остались к выдаче наличными (если часть уже выдали авансом или через другую ведомость, в ведомость попадет только остаток).