Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Из какого документа в 1С корректнее всего выполнять автоматическое заполнение списка сотрудников и сумм для выдачи наличных (документ «Ведомость в кассу»)?
Из документа расчёта зарплаты (например, «Начисление зарплаты и взносов»): там сразу формируется ведомость на выдачу наличных.
Неправильно: документы начисления рассчитывают суммы, но сама выдача наличных оформляется отдельным документом выплаты; автозаполнение списка сотрудников и сумм выполняется уже в «Ведомости в кассу» после того, как суммы к выплате появились в учёте.
Из документа «Ведомость в кассу»: в нём по кнопке «Заполнить» автоматически подбираются сотрудники и суммы «к выплате» по заданным параметрам.
Правильно: массовое автозаполнение выполняется именно в документе «Ведомость в кассу» - команда «Заполнить» формирует табличную часть по суммам к выплате с учетом даты/периода, организации, вида выплаты и настроек места (способа) выплаты сотрудников.
Из кассового документа (например, РКО/выдача наличных): при создании расходного ордера программа сама заполнит список сотрудников и суммы.
Неправильно: кассовые документы обычно фиксируют отдельную операцию выдачи и не предназначены для автоматического формирования реестра сотрудников; реестр и распределение сумм по сотрудникам формируется ведомостью, а кассовые операции уже оформляют выдачу по результату.
Из «Ведомости в банк»/«Ведомости на счета»: её можно заполнить, а потом она автоматически преобразуется в кассовую ведомость.
Неправильно: тип ведомости зависит от способа/места выплаты сотрудника (касса/банк/счёт/раздатчик), и «банковая» ведомость не является источником, который автоматически превращается в кассовую; для наличных создают именно «Ведомость в кассу».
Пояснение
Чтобы автозаполнение «Ведомости в кассу» работало предсказуемо, важно понимать логику: ведомость не рассчитывает зарплату, а подбирает уже сформированные суммы «к выплате» и распределяет их по сотрудникам.
Практический алгоритм:
1) Подготовьте данные к выплате
- Выполните и проведите документы расчёта/начисления (зарплата, аванс, межрасчётная выплата - по вашему сценарию). Именно после этого в системе появляются суммы «к выплате».
2) Создайте «Ведомость в кассу»
- Укажите организацию (особенно важно при учёте нескольких организаций).
- Установите дату выплаты.
- Выберите «Выплачивать»/вид выплаты (зарплата, аванс и т. п.) и при необходимости месяц начисления/вид дохода.
3) Нажмите «Заполнить»
- Программа автоматически заполнит табличную часть: подберёт сотрудников и суммы к выдаче.
- Как правило, подставляется именно остаток к выплате (если часть уже выдана другими ведомостями, повторно она не подтянется).
Если ведомость не заполняется или не попадает сотрудник - типичные причины:
- У сотрудника задан другой способ/место выплаты (например, банк или счёт) - тогда он попадает в ведомость другого типа, а не в кассовую.
- В ведомости выбран вид выплаты/вид дохода, который не совпадает с тем, по которому сформированы начисления.
- Нет остатка «к выплате» (сумма уже закрыта ранее созданной ведомостью, удержания перекрыли выплату и т. п.).
Мини-пример:
- Рассчитали зарплату за месяц, провели начисление.
- Создали «Ведомость в кассу», выбрали организацию и дату.
- Нажали «Заполнить» - получили список сотрудников, которым настроена выплата через кассу, и суммы к выдаче.
- Если нужно точечно добавить сотрудника (нестандартная ситуация), используйте «Подбор», но затем проверьте, почему он не попал автоматически.