Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Для того чтобы скрыть из списка справочника "Сотрудники" запись об уволенном работнике, необходимо:
Перенести элемент справочника в группу "Уволенные"
Неправильно: Группы в справочнике помогают лишь упорядочивать записи, но сами по себе не «прячут» сотрудника из списка и из подборов в документах. Даже если создать группу «Уволенные», сотрудник будет отображаться, если не включены специальные признаки/фильтры скрытия.
Провести документ "Увольнение"
Неправильно: Проведение увольнения фиксирует кадровое событие и даты, но не означает автоматическое скрытие записи из списка справочника. По умолчанию уволенные сотрудники часто остаются видимыми (иногда - зачеркнутыми) до тех пор, пока их не «архивировать» специальным флажком.
Установить пометку удаления элемента справочника
Неправильно: Пометка удаления предназначена для последующего удаления (при наличии прав и при отсутствии связей), а не для корректного «скрытия уволенного» в рабочем процессе. Кроме того, записи сотрудников обычно нужны для расчетов, отчетов и истории документов, поэтому удаление/пометка - не лучшая практика и может быть заблокирована из-за связей.
Скрыть запись об уволенном работнике нельзя
Неправильно: В 1С предусмотрен механизм «архивации» сотрудника через специальный флажок в карточке, после чего его можно не показывать в списке при включенном фильтре скрытия. При необходимости такие записи можно вернуть в отображение, сняв флажок или отключив фильтр в списке.
В карточке сотрудника установить флажок "Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены"
Правильно: Этот флажок переводит сотрудника в условный «архив»: он перестает попадать в стандартные списки и подборы, если включено скрытие архивных сотрудников. При этом данные сотрудника сохраняются для истории документов, расчетов, отчетов и возможного восстановления отображения.
Пояснение
В 1С запись о сотруднике обычно не удаляют после увольнения: она нужна для истории кадровых документов, начислений, выплат, НДФЛ/взносов и отчетности. Чтобы уволенный не мешал в ежедневной работе, его «архивируют».
Как сделать:
1) Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного сотрудника и откройте его карточку.
2) В нижней части карточки установите флажок «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» и запишите изменения.
Что важно знать на практике:
- Флажок лучше ставить только после полного завершения расчетов: выплачена компенсация/зарплата, закрыты взаиморасчеты, сформированы нужные документы. Иначе сотрудник может перестать подбираться в документы (например, ведомости), где он еще нужен.
- Если после установки флажка нужно снова увидеть сотрудника: в списке «Сотрудники» отключите фильтр скрытия архивных (обычно это отдельная галочка/настройка списка вида «Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции») или снимите флажок в карточке сотрудника.
- Если нужного флажка не видно в форме карточки, его можно вывести через настройку формы (обычно через «Ещё» → «Изменить форму») и добавить реквизит из группы, связанной с архивом/скрытием.
Мини-пример: сотрудник уволен, все выплаты сделаны, отчетность сформирована. Ставите флажок «Не отображать…» - в подборе сотрудников для новых документов он не мешает, но при необходимости его можно найти через поиск или временно показать архивные записи настройкой списка.