Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С (кадровый контур/ЗУП) правильно отразить изменение количества ставок по уже существующей позиции штатного расписания через документ «Изменение штатного расписания», чтобы изменения корректно участвовали в последующих начислениях и, как следствие, в автоматическом заполнении выплатных документов (например, «Ведомость в кассу»)?
Найти в документе отдельную кнопку (команду) «Изменить количество ставок» и указать новое значение
Неправильно: в типовом интерфейсе документом управляют командами по работе с позициями (добавить/изменить/закрыть). Отдельной стандартной команды, которая меняет только количество ставок «в один клик», обычно нет - изменение делается через подбор позиции на изменение.
Сначала добавить новую строку через «Добавить позицию», а потом для этой же строки применить «Изменить позицию»
Неправильно: «Добавить позицию» предназначена для создания новой позиции штатного расписания. Если нужно скорректировать существующую позицию (в том числе количество ставок), ее подбирают на изменение, а не создают заново.
Создать строку через «Добавить позицию», выбрать подразделение и должность, и в этой строке ввести новое количество ставок
Неправильно: такой сценарий фактически создает новую позицию (дублирующую по смыслу старую), а не меняет действующую. Это может запутать кадровые данные и расчеты, потому что в истории появятся две разные позиции вместо корректировки одной.
В документе выбрать команду «Изменить позицию», подобрать нужную существующую позицию штатного расписания и поменять в ней количество ставок
Правильно: для корректировки действующей позиции штатного расписания (включая поле количества ставок) используют именно подбор позиции на изменение через «Изменить позицию», после чего редактируют параметры и проводят документ с датой, с которой изменения должны действовать.
Пояснение
Развернутая подсказка с практикой и связью с «Ведомостью в кассу»:
1) Правильный порядок изменения количества ставок
- Откройте документ «Изменение штатного расписания».
- Проверьте дату, с которой изменение должно вступить в силу (обычно это «дата изменений», а дата документа может быть датой оформления приказа).
- Нажмите «Изменить позицию».
- В списке выберите существующую позицию штатного расписания, по которой нужно поменять количество ставок.
- Откройте строку (или карточку позиции) и измените поле «Количество ставок».
- Проведите документ.
2) Почему нельзя делать это через «Добавить позицию»
- «Добавить позицию» создает новую позицию, а не меняет старую.
- Если вместо изменения вы заведете новую позицию, это может привести к путанице: какая позиция действующая, какую занимают сотрудники, где корректные плановые начисления и лимиты ставок.
3) Как это влияет на начисление зарплаты и далее на «Ведомость в кассу»
- Само изменение количества ставок - кадровая/организационная информация. Чтобы она «превратилась» в суммы к выплате, должны быть оформлены кадровые события (прием/перевод/изменение условий), выполнены начисления за период и проведены расчетные документы.
- «Ведомость в кассу» автоматически подбирает сотрудников и суммы к выплате по данным учета начислений и остаткам к выплате, а не по штатному расписанию напрямую.
4) Лучшие практики, чтобы «Ведомость в кассу» заполнялась корректно после изменений в штате
- Сначала внесите изменения по ставкам через «Изменение штатного расписания» и проведите документ.
- Оформите необходимые кадровые документы по сотрудникам (если увеличение/уменьшение ставок связано с приемом, переводом, изменением графика или условий оплаты).
- Выполните начисление зарплаты/аванса за нужный месяц и убедитесь, что документы проведены.
- Проверьте, что у сотрудников выбран способ выплаты «наличными/через кассу», иначе они будут подбираться в банковские ведомости.
- В «Ведомости в кассу» укажите организацию, период/месяц выплаты и кассу, затем нажмите «Заполнить». Если ведомость пустая - чаще всего причина в непроведенных начислениях, неверном периоде, неправильном способе выплаты или в том, что суммы уже включены в другие ведомости.
Короткий пример: с 01.02 увеличили количество ставок по позиции «Менеджер» с 1 до 2. Вы оформляете «Изменение штатного расписания» с датой изменений 01.02 через «Изменить позицию», проводите документ, принимаете второго сотрудника, начисляете зарплату за февраль и только после этого создаете «Ведомость в кассу» и жмете «Заполнить» - тогда подтянутся обе выплаты (при условии, что у сотрудников способ выплаты настроен на кассу).