Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В 1С ведется штатное расписание с сохранением истории (все изменения должны фиксироваться приказными документами). Как правильно оформить изменение количества ставок по уже существующей позиции штатного расписания, чтобы история сохранилась и дальше корректно работали кадровые и зарплатные документы (в том числе выплаты через «Ведомость в кассу»)?
Просто открыть справочник «Штатное расписание» и вручную поменять поле «Количество ставок» в карточке позиции
Неправильно: при включенной истории изменений прямое редактирование параметров позиции в справочнике, как правило, запрещено или не фиксирует корректно хронологию. Изменения должны вноситься документами, которые формируют новую версию штатки и сохраняют историю.
Оформить документ «Изменение штатного расписания» и указать новую величину ставок по нужной позиции
Неправильно: документ действительно предназначен для внесения точечных корректировок (в том числе количества ставок), но он не единственный вариант при ведении истории - есть еще документ утверждения штатного расписания.
Создать документ «Утверждение штатного расписания» и в нем изменить число ставок по позиции
Неправильно: это допустимый способ, но не единственный. «Утверждение» удобно для массового ввода/существенных изменений, однако точечное изменение можно оформить и документом «Изменение штатного расписания».
Закрыть позицию штатного расписания и завести новую позицию с нужным количеством ставок
Неправильно: это крайний сценарий, который обычно применяют при реальной замене позиции (другая должность/условия), а не просто для корректировки количества ставок. Для изменения ставок предусмотрены специализированные документы, сохраняющие историю без лишнего «размножения» позиций.
Использовать один из двух документов: «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания»
Правильно: при ведении истории количество ставок меняют только документами, которые фиксируют версию штатного расписания. Подходит как документ «Изменение штатного расписания» (для точечных правок), так и «Утверждение штатного расписания» (для утверждения/массового обновления).
Пояснение
Расширенная подсказка (как выбрать документ и что проверить).
1) Почему нельзя редактировать справочник напрямую
- Если включен режим «ведется история изменений», система должна хранить версии штатного расписания и основания изменений. Поэтому параметры позиции (в т.ч. количество ставок) меняют не в карточке справочника, а через документы-основания.
2) Когда использовать «Утверждение штатного расписания»
- Подходит для первоначального ввода штатки и для крупных пересмотров: когда меняется много позиций сразу.
- Документ обычно создается уже заполненным текущим вариантом штатного расписания, и вы правите в нем нужные строки (в т.ч. количество ставок), затем проводите.
3) Когда использовать «Изменение штатного расписания»
- Подходит для точечных корректировок: изменить ставки по одной-двум позициям, открыть/закрыть отдельную позицию, скорректировать показатели.
- Документ часто создается пустым, а строки добавляют/подбирают командами заполнения. В ряде сценариев его удобно применять с любой даты внутри месяца (если учетная политика и настройки это позволяют).
4) Типовой порядок действий (коротко)
- Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → журнал документов изменения/утверждения.
- Создайте нужный документ.
- Укажите дату, с которой действует изменение.
- Найдите позицию и задайте новое «Количество ставок».
- Проведите документ и проверьте, что новая версия штатки действует с нужной даты.
5) Что важно проверить после изменения ставок
- Отчеты/печать штатного расписания на дату: чтобы убедиться, что число ставок изменилось именно с нужного момента.
- Кадровые документы: чтобы при приеме/переводе не возникало ограничений по занятости (если включен контроль занятых ставок).
6) Связь с «Ведомостью в кассу» (практический контекст)
- Автозаполнение «Ведомости в кассу» зависит от начислений и настроек выплаты, а не напрямую от количества ставок. Но изменение штатного расписания влияет на кадровую структуру и часто на условия оплаты труда, поэтому важно:
• сначала корректно зафиксировать изменения штатки документами;
• затем выполнить расчет зарплаты;
• и только после этого формировать выплаты (в т.ч. «Ведомость в кассу»), указав правильные параметры (месяц выплаты и характер выплаты) и нажав «Заполнить».
Мини-пример:
- С 15 числа нужно увеличить позицию «Менеджер» с 2,0 до 3,0 ставок. Создаете «Изменение штатного расписания» датой 15 числа, находите позицию, меняете количество ставок, проводите. Если одновременно пересматриваете половину штатки, удобнее оформить «Утверждение штатного расписания» одним документом.