Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В 1С (кадровый учет) штатное расписание ведется без сохранения истории изменений. Как корректно зафиксировать, что штатная позиция больше не действует (ее нужно закрыть)?
Поставить элемент справочника «Штатное расписание» на удаление (пометить на удаление).
Неправильно: Пометка на удаление не является «закрытием» позиции и может нарушить ссылки в кадровых и расчетных документах, где позиция уже использовалась. В правильном сценарии позицию не удаляют, а выводят из использования с датой, чтобы сохранить корректную историю данных и отчетность.
Оформить закрытие позиции документом «Изменение штатного расписания».
Неправильно: Документ «Изменение штатного расписания» применяется, когда ведется история изменений и нужно фиксировать изменения отдельным документом по дате. При отключенной истории закрытие выполняют напрямую в карточке позиции, а не через документ.
Оформить закрытие позиции документом «Утверждение штатного расписания».
Неправильно: «Утверждение штатного расписания» используется для ввода/утверждения штатки (например, по приказу) и фиксации утвержденного состояния, а не для закрытия позиции при режиме без истории. В таком режиме закрытие выполняется отметкой в самой позиции штатного расписания.
Открыть карточку позиции, установить флажок «Закрыта и больше не используется» и указать дату закрытия.
Правильно: При ведении штатного расписания без истории закрытие позиции регистрируется прямо в справочнике: ставится признак закрытия и дата, с которой позиция считается выведенной из штатки. Это позволяет сохранить данные прошлого периода и одновременно исключить позицию из подбора в кадровых документах после указанной даты.
Пояснение
Когда история штатного расписания не ведется, система не ожидает документов-оснований для изменения состава позиций. Поэтому закрытие позиции оформляют «точечно» в самой карточке позиции: открываете элемент справочника «Штатное расписание», включаете флажок «Закрыта и больше не используется» и обязательно указываете дату закрытия.
Зачем нужна дата:
• Она задает момент, с которого позиция считается недействующей. После этой даты позицию обычно нельзя (или не рекомендуется) выбирать в новых кадровых документах (прием, перевод и т.п.), при этом в старых документах и отчетах позиция сохраняется корректно.
Почему не удаление:
• Удаление/пометка на удаление может привести к проблемам с уже проведенными кадровыми и расчетными документами и «сломать» аналитику. Закрытие безопаснее: позиция просто исключается из актуального списка, но остается в базе для истории и отчетности.
Практический пример:
• По приказу с 01.02.2026 упраздняют должность «Инженер по охране труда». В карточке соответствующей позиции ставят «Закрыта и больше не используется» и дату 01.02.2026. В январских документах позиция остается, а в феврале она уже не должна участвовать в подборе.
Полезная рекомендация:
• Если нужно не просто закрыть, а существенно изменить ключевые параметры (например, подразделение/должность), в режиме без истории часто корректнее закрыть старую позицию и создать новую - так проще избежать путаницы и сохранить корректность данных по периодам.