Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Данные о подотчетном лице регистрируются ...
В справочнике "Сотрудники".
Неправильно: «Сотрудники» отражают трудовые отношения (кадровые данные, прием/перевод и т.п.), но роль подотчетного лица в расчетах привязана к человеку как физическому лицу. Для подотчетных расчетов в типовой логике выбирают именно запись физлица, а не карточку сотрудника.
В справочнике "Физические лица".
Правильно: Подотчетным лицом выступает человек (физлицо), поэтому данные о нем регистрируются в справочнике «Физические лица», и именно его выбирают в документах подотчетных расчетов. Как правило, не требуется отдельной «галочки подотчетник» - достаточно, чтобы сотрудник был заведён как физлицо, а далее его можно назначать подотчетным в документах.
В справочнике "Контактные лица".
Неправильно: «Контактные лица» используются для контактных персон контрагентов (например, менеджер поставщика), а не для учета сотрудников организации как подотчетников. Подотчетные суммы и авансовые отчеты не ведутся по «контактным лицам».
В справочнике "Партнеры".
Неправильно: «Партнеры» (если используется) предназначены для учета контрагентов и участников отношений (клиенты/поставщики), а не для регистрации сотрудников как подотчетных лиц. Подотчет - это внутренние расчеты с физлицами, поэтому выбор делается по справочнику физических лиц.
Пояснение
Взаиморасчеты с подотчетными лицами в 1С ведутся по человеку как по физическому лицу, потому что подотчетник - это получатель денежных средств и отчитывающийся за расходы, а не «должность» или «единица штата».
Как это обычно работает:
1) Сотрудник должен быть заведён как «Физическое лицо» (карточка человека).
2) К этому физлицу может быть привязан «Сотрудник» (кадровая сущность), но для подотчетных документов система, как правило, использует именно физлицо.
3) Далее в документах типа «Выдача наличных/Списание с расчетного счета подотчетнику» и «Авансовый отчет» выбирают подотчетное лицо из списка «Физические лица».
Почему не нужна отдельная настройка «сделать подотчетным»:
- В типовых конфигурациях подотчетным может быть любой сотрудник, зарегистрированный как физлицо, и дополнительных признаков часто не требуется.
- Ограничения обычно задаются правами доступа и порядком выдачи средств, а не отдельной отметкой в карточке.
Практический пример:
- Выдали сотруднику аванс на командировку.
- В документе выдачи выбираете физлицо «Иванов И.И.».
- Позже в «Авансовом отчете» выбираете то же физлицо и закрываете задолженность по подотчету, прикрепляя подтверждающие документы.
Совет:
Если в подборе подотчетных лиц сотрудник не находится, проверьте, заведена ли карточка физлица и не установлен ли отбор по статусам/организации/доступу в форме выбора.