Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С настроить и выполнить автоматическое заполнение документа «Ведомость в кассу», чтобы сотрудники и суммы подставлялись по кнопке «Заполнить»?
Автозаполнение ведомости задано разработчиком и работает всегда - настроить или повлиять на него нельзя.
Неправильно: автозаполнение зависит от заполнения реквизитов ведомости (вид выплаты, месяц, касса) и данных учета (начисления/аванс), а также от настроек выплаты у сотрудников. Если условия не выполнены, ведомость может заполниться частично или не заполниться вовсе.
Автоматического заполнения «Ведомости в кассу» в 1С нет - сотрудников и суммы нужно вводить только вручную.
Неправильно: в типовых конфигурациях предусмотрена команда «Заполнить», которая подбирает сотрудников и рассчитывает суммы к выплате по данным начислений (или по настройкам аванса) при корректных настройках и реквизитах документа.
Достаточно только в карточках сотрудников установить способ выплаты «Наличными», и ведомость заполнится автоматически без дополнительных действий.
Неправильно: настройка способа выплаты у сотрудника важна, но сама по себе не заполняет документ. Чтобы «Заполнить» сработало, в ведомости нужно указать вид выплаты и месяц (период), выбрать кассу, а в учете должны быть зарегистрированы суммы к выплате (начисления/остатки или рассчитанный аванс).
Нужно заполнить шапку ведомости (организация, касса, «Выплачивать/вид выплаты», месяц выплаты), убедиться, что сотрудникам назначена выплата через кассу и есть суммы к выплате (начисления или аванс), после чего нажать «Заполнить».
Правильно: автоматическое заполнение строится на сочетании трех факторов - корректные реквизиты документа (вид и период выплаты, касса), корректные настройки «места/способа выплаты» у сотрудников (чтобы они попадали именно в кассовую ведомость), и наличие данных, из которых формируются суммы (начисления/остаток к выплате для зарплаты или рассчитанный/заданный аванс).
Пояснение
Расширенная подсказка по автозаполнению «Ведомости в кассу» (что проверить, чтобы заполнилась с первого раза):
1) Заполните ключевые поля в документе до нажатия «Заполнить»
- Организация (если учет ведется по нескольким организациям).
- Касса (если касс несколько - выбирайте ту, из которой реально выдаете деньги).
- Поле «Выплачивать» (например, «Аванс» или «Зарплата»).
- Месяц/период выплаты.
Почему это важно: программа подбирает суммы строго под выбранный вид и период выплаты.
2) Проверьте настройки выплаты у сотрудников
- Сотрудник попадает в «Ведомость в кассу», если у него назначена выплата наличными/через кассу.
- При нескольких кассах важно соответствие: выбранная касса в ведомости должна совпадать с местом выплаты сотрудника (иначе сотрудник не подтянется).
3) Убедитесь, что есть «источник сумм» для заполнения
- Для зарплаты за месяц: должны быть зарегистрированы начисления и должен формироваться остаток к выплате.
- Для аванса: должен быть рассчитан/задан аванс (если аванс не начислен или равен нулю - ведомость может не заполниться).
4) Типовые причины, почему ведомость не заполняется (и что делать)
- У сотрудника задолженность перед организацией: к выплате может быть 0 или меньше - строка не появится.
- Несоответствие места выплаты типу ведомости: сотрудник настроен на банк, а вы создаете кассовую ведомость (или наоборот).
- Неправильно выбран вид выплаты или месяц: суммы есть, но относятся к другому периоду/типу.
- По сотруднику уже оформлена выплата за этот период: повторно в заполнение он может не попасть.
5) Практический мини-сценарий
- Выплата зарплаты: начислите зарплату за месяц → создайте «Ведомость в кассу» → выберите «Зарплата» и нужный месяц → выберите кассу → «Заполнить».
- Выплата аванса: рассчитайте/задайте аванс → создайте «Ведомость в кассу» → выберите «Аванс» и месяц → выберите кассу → «Заполнить».
Если ведомость заполнилась не всеми сотрудниками: сравните настройки способа/места выплаты у этих сотрудников и проверьте, есть ли у них положительная сумма к выплате именно по выбранному виду и месяцу.