Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Где хранятся данные об ответственных лицах организации?
Для хранения информации об ответственных лицах в программе есть специальный список "Лица с правом подписи".
Правильно: в 1С право подписи оформляется через отдельный список «Лица с правом подписи», где указывают организацию, роль ответственного (руководитель/гл. бухгалтер/кассир), физическое лицо, должность и при необходимости основание и период действия; затем эти данные можно выбирать в реквизитах печати и они попадают в печатные формы ведомости.
В карточке физического лица можно сделать отметку, что данное физ. лицо имеет право подписи.
Неправильно: в типовом учете право подписи настраивается не галочкой в карточке физлица, а через отдельный список подписантов, где фиксируется роль, организация и параметры отображения для печати.
В карточке "Организации" есть специальная закладка "Лица с правом подписи", где перечисляются все ответственные лица организации.
Неправильно: из карточки организации действительно можно перейти к настройкам подписантов, но сами данные ведутся в специальном списке «Лица с правом подписи» (а карточка организации чаще выступает как точка доступа/навигации и источник общих реквизитов).
Пояснение
Чтобы «Ведомость в кассу» и ее печатные формы (например, платежная ведомость) корректно отображали подписи, настройку начинают не с самой ведомости, а со справочника подписантов.
Как настроить, чтобы подписи подставлялись автоматически:
1) Заполните список подписантов
- Откройте список «Лица с правом подписи» в разделе НСИ.
- Создайте записи для нужных ролей: руководитель, главный бухгалтер, кассир (и при необходимости другие лица, действующие по доверенности/приказу).
- В каждой записи укажите организацию, физическое лицо, должность для печати и «рабочее наименование» (как именно будет выводиться в подписи). При необходимости заполните основание (доверенность/приказ), номер/дату и период действия - это помогает избежать ситуаций, когда в печать попадает неактуальный подписант.
2) Проверьте выбор подписантов в документах
- Во многих документах 1С выбор подписей выполняется через раздел реквизитов печати.
- В «Ведомости в кассу» перед печатью проверьте, что в реквизитах печати выбран нужный руководитель/бухгалтер/кассир. Если ничего не выбрано, печатная форма может вывести пустые подписи или подставить не то лицо, которое ожидалось.
3) Связь с автоматическим заполнением ведомости
- Автозаполнение самой «Ведомости в кассу» (подбор сотрудников и сумм) зависит от данных начислений, задолженности к выплате, месяца и вида выплаты, а также способа выплаты сотрудников (наличными).
- Настройка «Лиц с правом подписи» влияет не на список сотрудников в ведомости, а на правильное заполнение подписей в печатных формах и связанных документах, которые оформляют выдачу наличных по ведомости.
Практический пример
- В организации сменился кассир с 1 числа месяца. В «Лицах с правом подписи» создайте новую запись кассира с датой начала действия.
- Затем сформируйте «Ведомость в кассу», нажмите «Заполнить» (подбор сотрудников и сумм), и перед печатью ведомости проверьте «Подписи» в реквизитах печати: кассир будет подставлен уже новый, если период действия заполнен корректно.
Типовые ошибки и как их избежать
- Подписи пустые в печатной форме: чаще всего не заполнен справочник подписантов или не выбран подписант в реквизитах печати.
- Подставляется «старый» директор/бухгалтер/кассир: проверьте период действия записей и наличие нескольких записей по одной роли.
- Подписант есть, но должность печатается неверно: обновите должность в записи и пересохраните «рабочее наименование» для печати.