Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В каком справочнике хранятся паспортные данные сотрудников?
Сотрудники.
Неправильно: В карточке сотрудника действительно можно увидеть и заполнить паспортные сведения через специальную ссылку, поэтому пользователю кажется, что данные «лежат» в этом справочнике. Но по смыслу модель данных разделяет персональные данные (физлицо) и кадровые данные (сотрудник), поэтому считать, что паспорт хранится только в «Сотрудниках», неверно.
Физические лица.
Неправильно: Паспортные данные относятся к персональным данным человека и ведутся в карточке физического лица (обычно на вкладке/разделе с документами, удостоверяющими личность, с хранением истории изменений). Однако на практике эти сведения также доступны и вводятся из карточки сотрудника, поэтому ответ «только физические лица» неполный.
Контрагенты.
Неправильно: «Контрагенты» предназначены для учета сторонних организаций и физических лиц как участников расчетов (покупатели, поставщики и т.п.), а не для ведения кадровых персональных данных работников. Паспортные сведения сотрудников туда не относятся и в типовом кадровом контуре не хранятся.
Паспортные данные сотрудников.
Неправильно: В типовой поставке кадрово-зарплатных решений паспортные данные ведутся как сведения о документе, удостоверяющем личность, в рамках карточки физлица, а не в отдельном самостоятельном справочнике. Отдельное «хранилище паспортов» как правило не используется, чтобы не дублировать персональные данные.
Верны варианты 1 и 2.
Правильно: Паспортные данные относятся к физическому лицу и хранятся в его персональной карточке, но ввод/просмотр часто доступен также из карточки сотрудника по ссылке заполнения документов, удостоверяющих личность. Поэтому в работе с программой корректно считать, что паспортные данные ведутся в обоих справочниках: как персональные данные физлица и как доступные из карточки сотрудника, связанной с этим физлицом.
Верны варианты 1, 2 и 4.
Неправильно: В типовом решении не выделяют отдельный справочник «Паспортные данные сотрудников», поэтому добавление третьего пункта делает вариант неверным. Остаются два корректных места работы с данными: физлицо (как носитель персональных сведений) и сотрудник (как карточка трудовых отношений, из которой эти сведения доступны).
Пояснение
В кадрово-зарплатных решениях 1С используется разделение сущностей:
- «Физическое лицо» - это человек и его персональные данные (ФИО, дата рождения, документы, удостоверяющие личность, адреса, контакты и т.д.).
- «Сотрудник» - это запись о трудовых отношениях человека с организацией (табельный номер, подразделение, должность, прием/увольнение, условия труда, расчетные и кадровые параметры). Одно физлицо может иметь несколько записей «Сотрудник» (например, разные организации или совместительство).
Паспортные данные относятся именно к физическому лицу и обычно ведутся как «документ, удостоверяющий личность» с возможностью хранить историю изменений (например, при замене паспорта). При этом, чтобы кадровику не приходилось искать физлицо отдельно, в карточке «Сотрудника» обычно есть ссылка вроде «Заполнить/указать сведения паспорта (другого документа)» - она открывает форму ввода тех же сведений.
Практический сценарий:
1) Вы создали нового сотрудника и заполнили только ФИО.
2) При оформлении кадрового документа (прием, кадровый перевод, отчетность) программа может показать, что паспорт не заполнен.
3) Вы заходите в карточку «Сотрудника» и по ссылке вводите серию/номер, дату выдачи и кем выдан. Эти сведения сохраняются в персональных данных физлица и далее подтягиваются во все документы, где нужен паспорт.
Советы по корректному ведению:
- Если человек менял паспорт, заполняйте новый документ с правильной датой начала действия и сохраняйте историю, чтобы отчеты и документы за прошлые периоды не «сломались».
- Ограничьте права доступа к паспортным данным ролями, поскольку это персональные данные и их просмотр/изменение должен быть контролируемым.
- Если один человек работает в нескольких организациях, паспорт заполняется один раз на физлицо и становится доступным во всех его карточках сотрудников.