Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Имеется ли в программе возможность оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу?
Да, для этого необходимо установить флаг "Расчеты с подотчетниками" в настройках программы.
Неправильно: включение соответствующей функциональности может требоваться, чтобы в интерфейсе появились нужные разделы и команды, но само оформление выдачи денег выполняется конкретными платежными документами. Этот вариант не отвечает на вопрос «чем оформить» и формулировка «обязательно» не универсальна для всех настроек и конфигураций.
Да, для этого используется документы "Расход со счета" и "Расход из кассы" с видом операции "Подотчетнику" .
Правильно: выдача подотчетных сумм отражается документами расхода денежных средств (наличными или безналично) с операцией «Подотчетнику», где выбирают сотрудника, сумму и назначение, после проведения формируются расчеты по подотчету.
Да, для этого используется документ "Расходный ордер".
Неправильно: «Расходный ордер» относится к складским операциям (фиксирует фактическое выбытие запасов/отгрузку со склада при ордерной схеме) и не предназначен для выдачи денежных средств подотчетнику.
Да, для этого используется документ "Авансовый отчет".
Неправильно: «Авансовый отчет» применяется, когда подотчетное лицо уже потратило выданные суммы и отчитывается по расходам (прикладывает подтверждающие документы). Он не является документом выдачи денег, а закрывает/уточняет подотчет.
Выполнить последовательно п. 1 и 2.
Неправильно: оформление выдачи действительно делается расходными денежными документами, но утверждение про обязательность предварительной настройки как неизбежного шага некорректно в общем виде. Вопрос про возможность и документ оформления - достаточно указания правильных документов выдачи.
Пояснение
Выдача денег подотчетному лицу в 1С оформляется как обычное расходование денежных средств с указанием, что получатель - подотчетник.
Как сделать на практике:
1) Определите, как выдаете деньги:
- наличными: создайте «Расход из кассы» и выберите вид операции «Подотчетнику»;
- безналично: создайте «Расход со счета» и выберите вид операции «Подотчетнику».
2) Заполните ключевые реквизиты: организация, касса/счет, подотчетное лицо, сумма, назначение (командировка, хозрасходы и т.п.).
3) Проведите документ - в учете отразится задолженность подотчетного лица (обычно по счету расчетов с подотчетными).
4) Когда сотрудник принесет подтверждающие документы, оформите «Авансовый отчет»: на вкладке авансов укажите документ(ы) выдачи (те самые «Расход из кассы»/«Расход со счета»), а в табличной части отразите покупки/услуги/прочие расходы. Так подотчет будет закрыт (или появится перерасход/остаток к возврату).
Частые ошибки:
- Путать денежные документы со складскими: «Расходный ордер» про запасы на складе, а не про деньги.
- Пытаться «выдать» деньги авансовым отчетом: он нужен для отчета по расходам, а выдача делается расходом денег.
Связь с автоматическим заполнением «Ведомости в кассу»:
«Ведомость в кассу» применяется для массовой выплаты (например, зарплаты) и заполняется автоматически по сотрудникам и суммам к выплате при нажатии «Заполнить», если корректно настроены способы выплаты (касса/банк) и рассчитаны начисления. Подотчетные суммы к ведомости зарплаты обычно не относятся: подотчет выдается через расходные денежные документы с операцией «Подотчетнику», а не через зарплатные ведомости.