Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подтянула сотрудников и суммы к выдаче наличными?
В шапке ведомости выбрать вид выплаты (аванс или зарплата за месяц), указать месяц и нажать «Заполнить», чтобы табличная часть сформировалась автоматически.
Правильно: «Ведомость в кассу» заполняется по команде «Заполнить» на основании данных расчетов с сотрудниками. При корректно выбранных параметрах (вид выплаты и месяц) программа подбирает сотрудников и рассчитывает суммы «к выдаче» с учетом ранее оформленных выплат и остатка задолженности.
Создать ведомость и сразу провести ее - список сотрудников и суммы появятся автоматически без дополнительных действий.
Неправильно: проведение фиксирует документ в учете, но не выполняет подбор сотрудников и расчет сумм в табличной части. Без заполнения (или ручного подбора) ведомость может остаться пустой.
Сначала оформить расходный кассовый ордер (выдачу наличных) на общую сумму, а затем на его основании создать «Ведомость в кассу» - так она заполнится автоматически.
Неправильно: типовой порядок обратный - ведомость формируют как основание со списком получателей и сумм, а кассовый документ оформляют по ведомости для отражения фактической выдачи денег. РКО не предназначен для автоматического заполнения ведомости сотрудниками и суммами.
Автоматического заполнения нет: сотрудников и суммы всегда нужно добавлять вручную через «Добавить/Подобрать».
Неправильно: в документе предусмотрено автоматическое формирование табличной части. Ручной ввод применяют в исключительных ситуациях (частичная выдача, корректировка, точечная выплата), но это не обязательный способ.
Пояснение
Расширенная подсказка (практика автозаполнения «Ведомости в кассу»):
1) Проверьте, что есть данные для выплаты
- Начисления за нужный период должны быть оформлены и проведены (аванс или зарплата за месяц). Если начислений нет или они не проведены, ведомость часто не заполняется.
2) Убедитесь, что сотрудник относится к выплате через кассу
- Если в базе настроены разные способы выплаты (касса/банк/зарплатный проект), у сотрудника должен быть установлен способ выплаты, соответствующий «Ведомости в кассу» (наличными). Иначе сотрудник может попадать в «Ведомость в банк» или вообще не подбираться.
3) Заполните ключевые поля в шапке ведомости
- «Выплачивать/Вид выплаты»: выберите, что выдаете - аванс или зарплату по итогам месяца.
- «Месяц»: укажите месяц, за который производится выплата (обычно месяц начисления). Ошибка в месяце - самая частая причина, почему ведомость не заполняется или суммы не совпадают с ожиданием.
4) Нажмите «Заполнить»
- Команда «Заполнить» формирует табличную часть: сотрудников и суммы к выдаче на основании расчетов с персоналом.
- Если часть суммы уже выдана ранее, в ведомость, как правило, попадет только остаток к выплате.
5) Что делать, если суммы «не такие» или кто-то не попал
- Проверьте вид выплаты и месяц в шапке.
- Проверьте, проведены ли начисления за период.
- Убедитесь, что по сотруднику нет уже созданной/проведенной ведомости за тот же период, которая закрыла сумму.
- Проверьте способ выплаты сотрудника (наличными для кассы).
6) Дальнейшие шаги после заполнения ведомости
- Для отражения фактической выдачи наличных обычно создают кассовый документ на основании ведомости (выдача денег по ведомости).
- Если сотрудник не получил деньги в установленный срок, оформляют депонирование (часто вводится на основании ведомости), фиксируя невыданную сумму и контролируя дальнейшую выдачу.
Мини-пример:
- Нужно выплатить зарплату за ноябрь наличными. Создайте «Ведомость в кассу», выберите «Зарплата за месяц», установите месяц «Ноябрь», нажмите «Заполнить». Проверьте суммы и при необходимости скорректируйте частичную выдачу отдельному сотруднику. Затем оформите выдачу наличных по ведомости; для невыданных сумм - оформите депонирование на основании ведомости.