Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В документе «Ведомость в кассу» (1С:Бухгалтерия 8) что именно делает кнопка «Заполнить» при автоматическом заполнении ведомости на выплату сотрудникам?
Автоматически подбирает сотрудников и рассчитывает суммы к выдаче (аванс/зарплата) за выбранный месяц, исходя из данных начислений и взаиморасчетов; при этом учитывает, что часть сумм могла быть уже включена в ранее оформленные ведомости
Правильно: «Заполнить» формирует табличную часть ведомости - подбирает сотрудников и суммы к выплате по указанному виду выплаты и периоду, ориентируясь на начисления и остатки взаиморасчетов (в т. ч. исключая суммы, которые уже попали в другие ведомости).
Заполняет только реквизиты для печатной формы (подписи, должности), а список сотрудников и суммы всегда вводятся вручную
Неправильно: реквизиты подписей действительно заполняются отдельно, но табличная часть со списком сотрудников и суммами может заполняться автоматически по кнопке «Заполнить».
При заполнении сразу формирует бухгалтерские проводки и уменьшает остаток наличных в кассе на сумму ведомости
Неправильно: сама «Ведомость в кассу» используется как подготовительный документ и, как правило, не списывает наличные и не делает кассовых движений - выдача денег оформляется отдельными кассовыми документами (например, «Выдача наличных»/РКО) на основании ведомости.
Одним нажатием «Заполнить» автоматически создает расходные кассовые ордера на каждого сотрудника
Неправильно: создание кассовых документов выполняется не кнопкой автозаполнения табличной части, а отдельными командами/операциями оплаты ведомости или вводом документов на основании; «Заполнить» отвечает именно за подбор строк и сумм в ведомости.
Автозаполнение не предусмотрено: ведомость всегда приходится заполнять вручную
Неправильно: в документе предусмотрено автоматическое заполнение - программа может сама подобрать сотрудников и суммы к выплате, если корректно указаны параметры ведомости и данные учета зарплаты.
Пояснение
Как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» и что важно проверить
1) Что заполняется автоматически
- Основной результат кнопки «Заполнить» - табличная часть: перечень сотрудников и суммы «к выплате».
- Суммы подбираются по выбранным параметрам ведомости (вид выплаты и период/месяц), опираясь на начисления и состояние взаиморасчетов с сотрудниками. Если по сотруднику часть начислений уже была включена в ранее оформленные ведомости, к выплате попадет только остаток.
2) Какие поля влияют на то, что попадет в ведомость
- Организация (если учет ведется по нескольким организациям).
- Вид выплаты (например, аванс или зарплата за месяц) - от этого зависит, какие суммы программа подберет.
- Месяц/период начисления, за который производится выплата.
3) Практический пример
- Вы начислили аванс документом расчета зарплаты за выбранный месяц.
- Создаете «Ведомость в кассу», выбираете «Вид выплаты: Аванс», указываете месяц.
- Нажимаете «Заполнить» - в таблице появляются сотрудники и суммы аванса.
- Далее деньги фактически выдаются через кассовый документ (например, «Выдача наличных»/РКО), который обычно создают на основании ведомости или через команду оплаты.
4) Если ведомость “не заполняется” или суммы не те - типовые причины
- Нет начисления за нужный период/вид выплаты (например, аванс не рассчитан - тогда и подбирать нечего).
- Способ выплаты у сотрудника не соответствует типу ведомости: для «Ведомость в кассу» у сотрудника должен быть настроен вариант выплаты наличными/через кассу.
- По сотруднику уже есть оформленная ведомость за тот же период/с тем же признаком (в итоге к выплате может быть 0, потому что сумма уже «разобрана» предыдущими документами).
- Есть переплата/зачеты, из-за которых остаток к выплате меньше ожидаемого.
5) Лучшее практическое правило
Перед автозаполнением сначала проверьте: (а) рассчитаны ли нужные начисления за период, (б) выбран ли корректный вид выплаты и месяц, (в) у сотрудников настроено получение через кассу. Это почти всегда решает проблему пустой или “неправильной” ведомости.