Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подобрала сотрудников и рассчитала суммы к выдаче наличными?
В документе указать вид выплаты (например, аванс или зарплата за месяц), выбрать месяц, затем нажать «Заполнить» - табличная часть заполнится автоматически.
Правильно: автозаполнение «Ведомости в кассу» выполняется именно по команде «Заполнить» и формируется по данным расчетов с сотрудниками за выбранный месяц и выбранный вид выплаты. При этом к выдаче подбираются суммы, которые действительно числятся к выплате (с учетом уже проведенных выплат и остатков задолженности).
Достаточно провести начисление зарплаты, после этого «Ведомость в кассу» заполнится автоматически при открытии или проведении, без кнопки «Заполнить».
Неправильно: начисление создает основания (суммы к выплате), но не заполняет табличную часть ведомости само по себе. Для формирования строк ведомости требуется выполнить заполнение в документе (или вносить сотрудников вручную в исключительных ситуациях).
Чтобы заполнить «Ведомость в кассу», нужно использовать «Разбить платеж» в банковском документе (например, «Списание с расчетного счета») и разнести суммы по ведомостям.
Неправильно: «Разбить платеж» относится к распределению суммы банковского перечисления (когда платят через банк) по нескольким ведомостям, но это не механизм заполнения кассовой ведомости сотрудниками и суммами. Кассовая ведомость заполняется своим инструментом «Заполнить» по данным учета зарплаты.
Автозаполнение отсутствует: в «Ведомости в кассу» сотрудников и суммы всегда нужно вводить вручную через «Добавить/Подобрать».
Неправильно: в типовом функционале предусмотрено автоматическое заполнение табличной части ведомости. Ручной ввод применяют точечно (например, частичная выдача, разовые корректировки), но он не является единственным способом.
Пояснение
Расширенная подсказка (как добиться корректного автозаполнения «Ведомости в кассу»):
1) Проверьте, что есть данные к выплате
- Перед ведомостью должны быть оформлены и проведены начисления (аванс или зарплата за месяц). Если начислений нет, ведомость часто не заполняется.
- Если ранее уже были выплаты, новая ведомость обычно подберет только остаток, который еще не выплачен.
2) Заполните шапку ведомости до нажатия «Заполнить»
- «Выплачивать/Вид выплаты»: выберите именно то, что выдаете (аванс или зарплата за месяц). Несовпадение вида выплаты - частая причина пустой ведомости.
- «Месяц»: укажите месяц, за который производится выплата (обычно это месяц начисления). Ошибка в месяце приводит к отсутствию сумм или к подбору не тех данных.
- Дата ведомости должна соответствовать фактической дате выплаты (в ряде ситуаций некорректная дата может влиять на формирование сумм к выдаче и удержаний).
3) Нажмите «Заполнить» и проверьте результат
- После нажатия программа сформирует строки по сотрудникам и рассчитает суммы к выдаче.
- Если одному сотруднику выдаете не всю сумму, допускается ручная корректировка его строки (например, частичная выдача).
4) Если ведомость не заполняется или сотрудник не попадает
- Проверьте, что начисление за нужный период проведено.
- Проверьте соответствие «Вида выплаты» и «Месяца» данным начисления.
- Проверьте способ выплаты сотрудника: если у сотрудника указан способ выплаты через банк/зарплатный проект, он может не попадать в кассовую ведомость.
- Убедитесь, что сумма не закрыта другой ведомостью/выплатой (тогда остатка к выдаче нет).
5) Что обычно делают после ведомости
- Для отражения фактической выдачи наличных оформляют кассовую выдачу по ведомости (как правило, создают кассовый документ на основании ведомости).
- Если часть сотрудников не получила деньги, невыданные суммы фиксируют отдельной операцией (например, депонированием) и дальше контролируют их выдачу.
Практический пример
- Нужно выдать зарплату за ноябрь наличными: создайте «Ведомость в кассу», выберите «Зарплата за месяц» и «Месяц: Ноябрь», нажмите «Заполнить». Проверьте суммы, при необходимости скорректируйте частичную выдачу одному сотруднику. Затем оформите выдачу денег по ведомости и распечатайте ведомость для подписей.