Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В 1С при выплате зарплаты наличными создают документ «Ведомость в кассу» и нажимают кнопку «Заполнить». Какие типовые данные 1С использует, чтобы автоматически подобрать сотрудников и суммы к выплате?
Суммы «к выплате» по сотрудникам за выбранный месяц (остаток начисленного, что еще не было выплачено по ведомостям).
Неправильно: суммы «к выплате» действительно являются основой заполнения, но одного этого недостаточно - в подбор также вмешиваются настройки места выплаты (касса/банк/раздатчик) и параметры самой ведомости (вид выплаты, месяц выплаты и т. п.).
Настройки места выплаты и выбранная касса: ведомость заполняется только теми сотрудниками, кому назначена выплата через указанную кассу.
Неправильно: отбор по кассе и месту выплаты действительно влияет на то, кто попадет в ведомость, но без сумм «к выплате» и корректно заданных параметров (вид выплаты, месяц) ведомость может не заполниться или заполниться не теми суммами.
Параметры ведомости в шапке: вид выплаты (аванс/зарплата/межрасчетная и т. п.) и «месяц выплаты», за который подбираются суммы.
Неправильно: параметры шапки задают правила отбора, но автозаполнение опирается не только на них - нужны еще рассчитанные суммы «к выплате» и соответствие места выплаты типу ведомости (через кассу и конкретную кассу).
Верны только пункты 1 и 2.
Неправильно: кроме сумм «к выплате» и отбора по кассе/месту выплаты, на результат заполнения влияют параметры ведомости (вид выплаты и месяц выплаты), без которых подбор часто будет пустым или некорректным.
Верны только пункты 2 и 3.
Неправильно: даже при правильной кассе и корректных параметрах ведомости, заполнение не сработает, если в учете нет сумм «к выплате» за выбранный период (или они уже закрыты ранее оформенными выплатами).
Верны все пункты 1, 2 и 3.
Правильно: типовое автозаполнение «Ведомости в кассу» учитывает одновременно (а) суммы «к выплате» за выбранный месяц/период, (б) место выплаты и выбранную кассу (чтобы включить только тех сотрудников, кому назначена выплата через эту кассу), и (в) параметры ведомости (вид выплаты и месяц выплаты), которые определяют правила подбора данных.
Пояснение
Расширенная подсказка (как работает «Заполнить» в «Ведомости в кассу» и что проверить, если документ пустой).
1) Из чего складывается автозаполнение
Автозаполнение - это не просто «подставить всех сотрудников». Программа формирует строки ведомости на пересечении трех условий:
- Есть сумма «к выплате» за выбранный период (остаток начисленного, который еще не выплачен).
- Сотруднику назначено место выплаты «через кассу», и оно соответствует именно выбранной кассе.
- В документе корректно указаны параметры отбора (вид выплаты и месяц выплаты).
2) Почему важны «вид выплаты» и «месяц выплаты»
Ведомость заполняется не по дате документа, а по логике выбранного вида выплаты и месяца, за который подбираются суммы. Если указать «не тот» месяц или «не тот» вид выплаты, программа может:
- не найти сумм и оставить документ пустым;
- подобрать суммы не за тот период.
3) Роль кассы (если их несколько)
Когда в организации несколько касс, обычно делают отдельную ведомость на каждую. При выборе конкретной кассы заполнятся только те сотрудники, у кого выплата назначена через эту кассу.
4) Типовые причины пустой/неполной ведомости
- Не выполнены начисления или нет суммы к выплате (например, уже была оформлена выплата, и остаток стал 0).
- Неверно выбран месяц выплаты или вид выплаты.
- У сотрудника задано другое место выплаты (банк/раздатчик), поэтому он не попадет в кассовую ведомость.
- Выбрана «не та касса» (сотрудники привязаны к другой кассе).
5) Быстрый практический сценарий
Если вы хотите выплатить зарплату наличными:
- Сначала выполните начисление.
- Создайте «Ведомость в кассу», выберите кассу.
- Укажите вид выплаты и месяц выплаты.
- Нажмите «Заполнить».
Если не заполнилось - сначала проверьте месяц/вид выплаты и наличие суммы к выплате, затем - место выплаты сотрудника и привязку к кассе.
Итог: правильное заполнение обеспечивается только при одновременном выполнении всех трех условий - суммы «к выплате», правильное место выплаты/касса и корректные параметры ведомости.