Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С правильно оформить и автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подтянула сотрудников и суммы к выдаче по рассчитанной зарплате (или авансу)?
Создать «Ведомость в кассу», в шапке выбрать «Выплачивать» (аванс/зарплата за месяц и т.п.) и «Месяц выплаты» (за какой месяц платим), затем нажать «Заполнить» и проверить результат.
Правильно: автозаполнение ведомости выполняется командой «Заполнить», но срабатывает корректно только при верно заданных параметрах шапки (особенно «Выплачивать» и «Месяц выплаты», который указывают как месяц, за который производится выплата). Тогда программа подбирает сотрудников и суммы к выдаче по данным начислений и взаиморасчетов.
Сначала оформить расходный кассовый ордер на общую сумму, а ведомость программа заполнит автоматически на основании ордера.
Неправильно: ведомость - это документ подготовки и отражения выплаты по сотрудникам; кассовый документ обычно оформляют после ведомости (или на ее основании), а не наоборот. Ордер сам по себе не является источником автоматического подбора сотрудников и сумм.
Заполнение всегда выполняется вручную, потому что автоматического заполнения «Ведомости в кассу» в типовой 1С нет.
Неправильно: в типовых конфигурациях предусмотрено автоматическое заполнение ведомостей на выплату (в том числе в кассу) по зарегистрированным документам начисления и остаткам к выплате.
Чтобы ведомость заполнилась, достаточно поставить правильную дату документа; «Месяц выплаты» не важен.
Неправильно: при подборе сумм критично поле «Месяц выплаты» - его заполняют месяцем, за который выплачивают доход, а не месяцем даты ведомости. Ошибка в «Месяце выплаты» - частая причина пустого заполнения или неверного подбора.
Для автозаполнения надо использовать отдельный специальный документ/помощник, а в самой ведомости «Заполнить» ничего не делает.
Неправильно: стандартный сценарий предполагает заполнение прямо в документе «Ведомость в кассу» (кнопка «Заполнить») либо создание ведомости из документа начисления; отдельный «промежуточный» документ для заполнения обычно не требуется.
Пояснение
Как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» и что сделать, чтобы оно сработало с первого раза:
1) Подготовьте основания для выплаты
- Программа подбирает суммы не «из воздуха», а по зарегистрированным начислениям (например, «Начисление за первую половину месяца» для аванса или «Начисление зарплаты и взносов» для итоговой зарплаты). Если начисления не рассчитаны/не проведены, ведомость часто остается пустой.
2) Заполните шапку ведомости так, как ожидает механизм подбора
- «Выплачивать»: выберите характер выплаты (аванс, зарплата за месяц, межрасчетная выплата и т.п.). Неверный выбор приводит к тому, что программа ищет «не тот» набор сумм.
- «Месяц выплаты»: укажите месяц, ЗА который платите. Пример: зарплата за декабрь, выплачиваемая в январе - «Месяц выплаты» ставим декабрь.
- «Касса» и «Организация» (если в базе их несколько): иначе часть сотрудников может не подбираться из-за отбора по кассе/организации.
3) Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть
- После заполнения смотрим: все ли нужные сотрудники попали, корректны ли суммы к выдаче.
4) Почему отдельные сотрудники могут не попасть в ведомость при «Заполнить» (типовые причины)
- У сотрудника настроен способ выплаты не наличными (например, через банк) - тогда он обычно подбирается в банковские ведомости, а не в кассовую.
- По сотруднику нет остатка к выплате: уже оформлена выплата другой ведомостью или сумма стала нулевой из-за удержаний/задолженности.
- Перепутаны «Выплачивать» и/или «Месяц выплаты».
5) Практический пример
Нужно выплатить аванс наличными:
- Убедитесь, что аванс рассчитан и проведен.
- В «Ведомости в кассу» поставьте «Выплачивать = Аванс», «Месяц выплаты = месяц, за который платите аванс», выберите кассу.
- Нажмите «Заполнить». Если кто-то не попал - проверьте способ выплаты сотрудника и наличие начисленного аванса/остатка к выплате.
Полезная привычка: если ведомость неожиданно пустая, сначала проверяйте «Месяц выплаты» и «Выплачивать», затем - проведенные начисления и настройки способа выплаты у сотрудников.