Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) правильно выполнить автоматическое заполнение документа «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подобрала сотрудников и суммы к выдаче наличными?
Автоматического заполнения нет: сотрудников и суммы в «Ведомости в кассу» всегда нужно вводить вручную.
Неправильно: в типовом документе предусмотрена команда «Заполнить», которая подтягивает сотрудников и суммы «к выплате» на основании расчетных данных и выбранных параметров ведомости.
Заполните шапку ведомости (организация, касса, что выплачиваем - зарплату или аванс, а также месяц/период), затем нажмите «Заполнить» - табличная часть заполнится автоматически по суммам «к выплате» и настройкам выплаты сотрудника (через кассу/наличными).
Правильно: ведомость заполняется через «Заполнить» после выбора вида выплаты и корректного месяца/периода; сотрудники попадают в кассовую ведомость при наличии сумм «к выплате» и при соответствии настроек выплаты типу ведомости (для кассы - наличные/через кассу).
Сначала создайте «Ведомость в банк», заполните ее, а затем преобразуйте в «Ведомость в кассу» - так автозаполнение сработает надежнее.
Неправильно: тип ведомости связан со способом/местом выплаты сотрудника. Если у сотрудника настроена выплата через банк (зарплатный проект), он может не подбираться в кассовую ведомость, и «переход» между типами ведомостей не устраняет причину - нужно выбирать правильный тип ведомости и/или корректировать способ выплаты.
Чтобы автозаполнение появилось, нужно включить специальные настройки или доработать конфигурацию; без этого кнопка «Заполнить» не поможет.
Неправильно: автозаполнение - штатная функция. Если ведомость заполняется пусто или не всех сотрудников подбирает, причина обычно в данных: не рассчитан аванс/зарплата, неверно выбран вид выплаты/месяц, место выплаты сотрудника не соответствует типу ведомости или суммы уже включены в другую ведомость.
Пояснение
Расширенная подсказка (как добиться корректного автозаполнения «Ведомости в кассу»):
1) Подготовьте базу для заполнения
- Команда «Заполнить» берет суммы из уже рассчитанных данных «к выплате». Поэтому перед ведомостью должны быть оформлены начисления (зарплата за месяц) или выполнен расчет/начисление аванса. Если аванс/зарплата не рассчитаны, ведомость может заполниться пусто.
2) Заполните ключевые реквизиты перед нажатием «Заполнить»
- Организация.
- Касса (из которой выдаете наличные).
- «Выплачивать»/вид выплаты: зарплата за месяц или аванс.
- Месяц/период: должен совпадать с тем, за который сформированы суммы в расчетных документах.
3) Как влияет способ/место выплаты сотрудников
- В «Ведомость в кассу» обычно попадают сотрудники, у которых способ выплаты - наличными/через кассу.
- Если у сотрудника выбран иной способ (например, зарплатный проект/банк), он может не подбираться в кассовую ведомость. Тогда корректный вариант - либо изменить способ выплаты (если по правилам компании допустимо), либо создать ведомость подходящего типа (например, «в банк») для таких сотрудников.
4) Практические примеры
- Выплата зарплаты наличными: начислите зарплату за месяц → создайте «Ведомость в кассу» → выберите «Выплачивать = Зарплата» и нужный месяц → нажмите «Заполнить».
- Выплата аванса наличными: сначала рассчитайте/оформите аванс → создайте «Ведомость в кассу» → выберите «Выплачивать = Аванс» и месяц, совпадающий с начислением → нажмите «Заполнить».
5) Если «Заполнить» не заполняет ведомость или не включает сотрудника
Проверьте по порядку:
- начислен ли аванс/зарплата за выбранный месяц;
- совпадает ли вид выплаты в ведомости с тем, что рассчитано (аванс vs зарплата);
- совпадает ли место/способ выплаты сотрудника с типом ведомости (касса vs банк);
- не создана ли уже другая ведомость, которая «забрала» суммы к выплате.
6) Полезная практика
- Старайтесь сначала устранять причину (параметры ведомости, месяц, способ выплаты), а ручное добавление сотрудников использовать только как исключение - так меньше риск ошибиться в суммах и «задвоить» выплаты.