Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерии 8» правильно использовать автозаполнение документа «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подтянула сотрудников и суммы к выдаче?
Сначала выполнить начисление (аванс или зарплата), затем в «Ведомости в кассу» указать «Вид выплаты» и «Месяц выплаты» и нажать «Заполнить»; при этом у сотрудников должен быть настроен способ выплаты наличными (через кассу).
Правильно: автозаполнение берет данные из результатов расчета и взаиморасчетов с сотрудниками (остаток «к выплате»), поэтому без предварительного начисления ведомость может быть пустой. Сотрудники попадают в кассовую ведомость, только если их способ/место выплаты соответствует выплате наличными. «Вид выплаты» и «Месяц выплаты» определяют, за какой период и какую именно выплату подбирать (аванс или итоговую зарплату), а кнопка «Заполнить» формирует табличную часть автоматически.
Достаточно просто создать «Ведомость в кассу» - она заполнится автоматически всегда, даже если начисление еще не выполнено.
Неправильно: заполнение зависит от наличия рассчитанных сумм к выплате. Если начисления не сделаны или выбран неверный месяц/вид выплаты, ведомость может не заполниться или заполниться не так, как ожидается.
Чтобы заполнить ведомость, нужно ориентироваться на остаток наличных в кассе: программа распределит имеющиеся деньги между всеми сотрудниками.
Неправильно: остаток кассы не является источником подбора сотрудников и сумм. Ведомость отражает задолженность по выплате персоналу по данным расчета, а наличие денег влияет только на возможность фактической выдачи.
Автозаполнение ведомости выполняется на основании «Банковских выписок»: суммы выплат подтягиваются из движения по расчетному счету.
Неправильно: банковские документы относятся к движению средств по счету и не формируют сумму зарплаты к выдаче наличными. «Ведомость в кассу» заполняется по данным расчетов с сотрудниками, а не по выпискам банка.
Нужно вручную добавить всех сотрудников из справочника, а суммы программа рассчитает по окладу без учета удержаний и прошлых выплат.
Неправильно: суммы в ведомости должны соответствовать данным расчетов (включая удержания и уже зарегистрированные выплаты). Ручное добавление сотрудников без опоры на рассчитанные суммы приводит к расхождениям и не заменяет корректное автозаполнение.
Пояснение
Расширенная подсказка: как добиться корректного автозаполнения «Ведомости в кассу»
1) Подготовьте данные для выплаты
- Для автозаполнения должны быть рассчитаны суммы: либо аванс, либо зарплата за месяц. Если расчет не выполнен, в ведомость нечего подтягивать.
- В современных сценариях учет аванса тесно связан с удержаниями (в т.ч. НДФЛ), поэтому безопаснее придерживаться последовательности: сначала расчет, затем ведомость.
2) Проверьте способ выплаты у сотрудников
- Сотрудник попадет в кассовую ведомость только если у него назначена выплата наличными (через кассу). Если стоит выплата через банк/зарплатный проект/на счет, он будет подбираться в другие виды ведомостей, а в кассовую может не попасть.
3) Правильно заполните шапку «Ведомости в кассу»
- Укажите организацию.
- Выберите «Вид выплаты» (например, аванс или зарплата).
- Укажите «Месяц выплаты» - это должен быть месяц начисления той суммы, которую выдаете (частая ошибка: выбран другой месяц, из-за чего ведомость пустая).
- При наличии нескольких касс выберите нужную кассу (это может влиять на подбор сотрудников, если у вас разделены места выплаты).
4) Нажмите «Заполнить»
- Программа сформирует строки по тем, у кого есть положительная сумма «к выплате» по выбранному виду выплаты и месяцу.
- Итоговая сумма к выдаче формируется как остаток по расчетам с учетом удержаний и ранее зарегистрированных выплат за период.
5) Если ведомость не заполняется или не хватает сотрудника - быстрый чек-лист
- Есть ли документ начисления за нужный месяц и проведен ли он?
- Верно ли выбран «Вид выплаты» (аванс/зарплата) и «Месяц выплаты»?
- Совпадает ли способ выплаты сотрудника с кассой (наличными)?
- Не было ли уже выплаты за этот период (тогда сумма может стать нулевой и сотрудник не попадет)?
- Нет ли переплаты/удержаний/задолженности сотрудника перед организацией, которые уменьшают сумму к выдаче до нуля?
6) Практический пример
- Начислили зарплату за ноябрь.
- Создали «Ведомость в кассу», выбрали «Вид выплаты: Зарплата», «Месяц выплаты: Ноябрь».
- Нажали «Заполнить» - получили список сотрудников и суммы к выдаче.
- Если Иванов не попал в список, проверьте его способ выплаты: возможно, у него настроена выплата через банк, поэтому он не подбирается в кассовую ведомость.
Дополнительная практика
- В некоторых сценариях удобно создавать ведомость из документа начисления через команду выплаты (когда она доступна в форме начисления): тогда ведомость создается уже с корректными параметрами периода и вида выплаты.