Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Подотчетному сотруднику заранее выдали талоны на ГСМ (как денежные документы). Когда сотрудник заправился по этим талонам и принес подтверждающие документы, каким документом в «1С:Бухгалтерия 8» фиксируют сам факт приобретения топлива и принятие его к учету (а не движение талонов)?
Оформить покупку топлива документом «Поступление (акт, накладная, УПД)».
Неправильно: этот документ предназначен для поступления товаров и услуг напрямую от поставщика по договору с оформлением расчетов с контрагентом. В ситуации с талонами подотчетного лица ключевое событие - отчет сотрудника за выданный аванс (денежные документы) и отражение полученных ТМЦ, что оформляется авансовым отчетом.
Отразить операцию документом «Поступление денежных документов» (например, поступление талонов).
Неправильно: «Поступление денежных документов» фиксирует поступление самих талонов (как денежных документов) на учет, но не означает, что топливо уже приобретено и принято к учету как ТМЦ. Талоны дают право на получение ГСМ, а само топливо признается по документам, отражающим получение/расход ГСМ и отчет подотчетного лица.
Оформить «Выдачу денежных документов» (передачу талонов сотруднику).
Неправильно: этот документ подтверждает, что талон выдали под отчет, то есть произошла передача денежного документа сотруднику. Но он не отражает ни заправку, ни принятие топлива к учету, ни закрытие подотчета.
Зарегистрировать «Авансовый отчет» подотчетного лица, указав выданные талоны в авансах и отражая топливо в приобретенных ТМЦ.
Правильно: авансовый отчет фиксирует, за что именно отчитывается подотчетное лицо. В нем указывают выданные талоны (как авансы/денежные документы) и отражают полученные ТМЦ (топливо) для принятия к учету, после чего корректно закрываются расчеты с сотрудником.
Пояснение
Расширенная подсказка (как это обычно делают в 1С и где здесь «Ведомость в кассу»):
1) Логика учета талонов и топлива
- Талоны на ГСМ часто учитывают как «денежные документы» (это не топливо, а право его получить).
- Поэтому операции с талонами и операции с самим топливом - разные события и оформляются разными документами.
2) Типовой маршрут документов по талонам
Шаг А. Талоны появились в организации
- Обычно талоны сначала приходуют как денежные документы (при наличии основания на поступление талонов).
- В результате на учете появляются талоны, но топлива на складе (или в учете) пока нет.
Шаг Б. Талоны выдали водителю/сотруднику
- Оформляют «Выдачу денежных документов» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
- Этот шаг подтверждает передачу талонов под отчет, но не отражает заправку.
Шаг В. Сотрудник заправился и отчитывается
- Оформляют «Авансовый отчет».
- На вкладке «Авансы» сотрудник “закрывает” выданные ему талоны (как аванс/денежные документы).
- На вкладке «Товары» (или аналогичной вкладке учета приобретенных ценностей) отражают топливо как ТМЦ: номенклатура, количество/сумма, счета учета (часто используется учет топлива как запасов).
- Именно этот документ связывает: (1) выданные под отчет талоны и (2) полученные ТМЦ, и поэтому считается фиксацией факта приобретения топлива подотчетным лицом.
3) Частые ошибки
- Путать «движение талонов» с «приходом топлива»: поступление/выдача денежных документов не создают факт поступления ГСМ как ТМЦ.
- Пытаться оформить заправку через «Поступление (акт, накладная, УПД)», когда нет прямого поступления от поставщика в обычном порядке и нужен отчет сотрудника.
4) Как это связано с автоматическим заполнением «Ведомости в кассу»
- «Ведомость в кассу» предназначена для выплаты зарплаты наличными и автоматически заполняется по данным начислений при корректно выбранных параметрах (вид выплаты, месяц выплаты) и при правильном способе выплаты у сотрудника (получает через кассу).
- Подотчет и авансовые отчеты не заполняют «Ведомость в кассу» автоматически, потому что это другой контур операций (расчеты с подотчетными лицами), а не выплата зарплаты.
- Практический совет: если сотрудник «не попадает» в ведомость на выплату зарплаты, проверяют способ выплаты и вид ведомости, а не авансовые отчеты.
Мини-пример:
- Талоны получены и оприходованы как денежные документы.
- Талоны выданы водителю под отчет.
- Водитель заправился и принес чек/документы.
- В 1С вводят «Авансовый отчет»: в авансах - талоны, в товарах - топливо.
- Зарплата этому же сотруднику выплачивается отдельно через «Ведомость в кассу», которая заполняется по начислениям зарплаты, а не по подотчету.