Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В «1С:Бухгалтерия 8» вы оформили начисление зарплаты (или аванса) и теперь создаёте документ «Ведомость в кассу». Что нужно сделать, чтобы программа автоматически подтянула сотрудников и суммы к выплате в табличную часть?
Открыть «Ведомость в кассу», указать месяц и параметр «Выплачивать» (например, аванс или зарплата за месяц), затем нажать «Заполнить».
Правильно: автоподбор строк ведомости выполняется в форме документа по команде заполнения и зависит от выбранных реквизитов (месяц, вид выплаты). Без корректно заданных параметров программа может заполнить ведомость неверно или не заполнить вовсе.
Достаточно провести документ: при проведении ведомость сама заполнится сотрудниками и суммами.
Неправильно: проведение фиксирует уже введённые данные, но не заменяет команду автоматического заполнения табличной части. Если строки не были сформированы через «Заполнить», проведение не «создаст» их автоматически.
Заполнение выполняется из списка ведомостей (журнала): можно не открывать документ, а заполнить его через контекстное меню в списке.
Неправильно: типовой механизм подбора сотрудников и сумм запускается в форме самой ведомости. В списке документов обычно выполняют поиск/отбор и открытие, а не расчёт и формирование табличной части выплаты.
Нужно вручную добавить сотрудников и суммы: автоматического заполнения в «Ведомости в кассу» нет.
Неправильно: в типовом сценарии ведомость заполняется автоматически по данным расчётов с сотрудниками (что подлежит выплате за выбранный период и вид выплаты). Вручную чаще только корректируют отдельные строки в нестандартных случаях.
Автозаполнение сработает только если заранее создать «Выдачу наличных», а ведомость заполнится на основании этого документа.
Неправильно: обычно сначала формируют и заполняют ведомость (кнопка «Заполнить»), а уже затем при необходимости создают документы выдачи наличных «на основании» ведомости. Создание кассового документа не является обязательным условием для автозаполнения ведомости.
Пояснение
Как правильно пользоваться автозаполнением «Ведомости в кассу» (пошагово и с типовыми ошибками):
1) Подготовьте данные для заполнения
- Сначала должны быть введены документы начисления (зарплата за месяц / аванс и т. п.). Если начислений нет или нет суммы к выплате, ведомость может остаться пустой.
2) Создайте «Ведомость в кассу» и заполните ключевые реквизиты
- Организация (если их несколько).
- Дата документа.
- Месяц выплаты (важно: обычно указывают месяц начисления, за который выплачивают).
- Поле «Выплачивать» (вид выплаты): например, «Аванс» или «Зарплата за месяц». Это один из главных параметров: при неправильном выборе программа подберёт не те суммы или не подберёт ничего.
3) Нажмите «Заполнить»
- Команда «Заполнить» сформирует строки по сотрудникам и рассчитает суммы к выдаче по данным учёта расчётов с персоналом.
- После заполнения можно удалить лишние строки или откорректировать отдельные суммы, если у вас нестандартная ситуация (например, частичная выплата).
4) Если ведомость не заполняется или «не хватает» сотрудников - проверьте самое частое
- Способ выплаты у сотрудника: если у сотрудника настроена выплата через банк/карту, он может не попадать в кассовую ведомость. В таком случае либо создают ведомость нужного типа, либо меняют способ выплаты, либо добавляют сотрудника вручную (в зависимости от регламента в компании).
- Несовпадение периода: выбран не тот месяц.
- Неправильный вид выплаты в поле «Выплачивать»: аванс и зарплата за месяц - разные режимы подбора.
- За период нет задолженности к выплате (например, уже выплачено ранее другой ведомостью).
5) Практический мини-пример
Нужно выдать аванс наличными за декабрь: создайте «Ведомость в кассу», выберите месяц «Декабрь», установите «Выплачивать: Аванс» и нажмите «Заполнить». Если по ошибке поставить «Зарплата за месяц», ведомость заполнится иначе или может оказаться пустой.
6) Что обычно делают после заполнения
После проверки ведомость проводят, а при необходимости оформляют выдачу наличных на основании ведомости (чтобы корректно отразить кассовые операции).