Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Сотрудник возвращает выданный ему заем не удержанием из зарплаты, а самостоятельно: вносит деньги в кассу или перечисляет на расчетный счет организации. Каким документом в программе нужно зарегистрировать такое погашение займа?
Документ «Возврат сотрудником задолженности».
Неправильно: Этот документ применяется для закрытия прочей задолженности сотрудника перед организацией (например, возврат переплаты/долга по расчетам), а не как основной механизм погашения именно займа по договору. Для займов предусмотрен отдельный специализированный документ, который корректно уменьшает остаток долга по займу и учитывает график погашения.
Документ «Выдача займа сотруднику».
Неправильно: «Выдача займа сотруднику» фиксирует передачу денег сотруднику (возникновение долга сотрудника), а не его возврат. При использовании этого документа при возврате вы, наоборот, увеличите задолженность по займу.
Документ «Погашение займа сотруднику».
Правильно: Этот документ предназначен именно для регистрации факта возврата займа сотрудником вне зарплатных удержаний - наличными в кассу или безналичным перечислением. Он уменьшает остаток долга по займу и позволяет отразить частичное или досрочное погашение с нужной датой.
Документ «Договор займа сотруднику».
Неправильно: «Договор займа сотруднику» описывает условия займа (сумму, срок, процент, график погашения), но не фиксирует факт поступления денег при возврате. Для отражения платежа по займу нужен документ погашения, который записывает саму хозяйственную операцию возврата.
Пояснение
Если сотрудник возвращает заем самостоятельно (не через удержание из зарплаты), событие нужно зарегистрировать документом «Погашение займа сотруднику».
Когда используют именно этот документ:
- сотрудник вносит деньги в кассу организации (например, частичный платеж посреди месяца);
- сотрудник перечисляет деньги на расчетный счет (без привязки к ведомости на выплату);
- нужно оформить досрочное погашение или разовый внеплановый платеж.
Как оформить на практике:
1) Убедитесь, что заем оформлен корректно: обычно сначала вводят «Договор займа сотруднику» (условия и график), а затем - «Выдача займа сотруднику» (если выдача не была отражена самим договором по настройкам).
2) Создайте документ «Погашение займа сотруднику» и укажите:
- сотрудника и договор займа;
- дату погашения (важно для расчета процентов/графика);
- сумму погашения и способ внесения (наличными/безналично - в зависимости от формы документа).
3) Проведите документ. После проведения уменьшится остаток долга по займу, а в отчетах по займам будет видно, что платеж учтен.
Пример:
- Сотруднику выдали заем 50 000. 15-го числа он внес в кассу 10 000.
- Оформляете «Погашение займа сотруднику» датой 15-го на сумму 10 000 - остаток долга станет 40 000, и график/расчеты будут учитывать этот факт.
Важные нюансы:
- Если погашение идет удержанием из зарплаты, то возврат обычно отражается в расчетных документах начисления зарплаты (автоматически по графику), и отдельный документ «Погашение займа сотруднику» не нужен.
- При самостоятельном погашении через кассу/банк в учете денежных средств обычно также должен быть зарегистрирован факт поступления денег (кассовый документ или банковское поступление) - в зависимости от того, как у вас настроено ведение учета и обмен с бухгалтерией.
- При процентных займах в ряде настроек расчеты по процентам/матвыгоде зависят от дат и фактических погашений, поэтому важно вводить документ погашения именно реальной датой поступления денег.