Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Для чего в 1С (ЗУП) используется документ «Материальная помощь», если затем сумму нужно выдать сотруднику наличными через документ «Ведомость в кассу»?
Чтобы зарегистрировать начисление материальной помощи сотруднику (сформировать сумму к выплате).
Неправильно: документ действительно используется для начисления материальной помощи, но его назначение обычно шире - в нем также предусмотрено оформление распечатки приказа. Выплата наличными при этом делается отдельным документом «Ведомость в кассу».
Чтобы оформить выплату материальной помощи сотруднику (выдать деньги из кассы).
Неправильно: выплата в 1С оформляется ведомостями на выплату (в кассу или в банк) и связанными кассовыми/банковскими документами. «Материальная помощь» фиксирует начисление, но не заменяет документ выплаты.
Чтобы сформировать и распечатать приказ на выплату материальной помощи.
Неправильно: в документе действительно доступна печатная форма приказа, однако он не предназначен только для печати - ключевая функция документа именно начисление материальной помощи, после чего сумму можно подобрать в ведомость на выплату.
Чтобы начислить материальную помощь и при необходимости распечатать приказ; а выдачу денег выполнить через «Ведомость…» (например, «Ведомость в кассу»).
Правильно: документ «Материальная помощь» предназначен для регистрации начисления, а выплата оформляется отдельными документами ведомостей. При этом в самом документе часто доступна печатная форма приказа, поэтому верно сочетание «начислить + оформить приказ».
Чтобы и начислить, и выплатить материальную помощь, а также распечатать приказ - все в одном документе.
Неправильно: начисление и приказ относятся к документу «Материальная помощь», но факт выплаты фиксируется отдельной ведомостью (в кассу/в банк). Поэтому один документ не закрывает весь процесс «начислил → выдал деньги».
Пояснение
Как обычно выглядит корректный процесс «матпомощь → выплата наличными» в 1С, чтобы «Ведомость в кассу» заполнялась автоматически:
1) Включите возможность учета матпомощи (если в базе она отключена)
- В настройках расчета зарплаты включается опция, позволяющая начислять/выплачивать материальную помощь. Без этого пункта нужные документы и начисления могут быть недоступны.
2) Зарегистрируйте начисление документом «Материальная помощь»
- Создайте документ «Материальная помощь», укажите организацию, дату, сотрудников и вид/основание матпомощи.
- Проверьте расчет суммы и налогообложение (НДФЛ/взносы зависят от вида матпомощи и настроек начисления).
- Проведите документ, чтобы сумма попала в данные для выплаты.
- При необходимости распечатайте приказ из печатных форм документа (это удобно как «основание» для выплаты).
3) Оформите выплату через «Ведомость в кассу» и используйте «Заполнить»
- Создайте «Ведомость в кассу».
- В шапке укажите: организацию, кассу, дату выплаты и подходящий вариант «Выплачивать» (часто это межрасчетная/прочая выплата - зависит от конфигурации и настроек).
- Нажмите «Заполнить»: программа подберет сотрудников и суммы, которые готовы к выдаче (в том числе матпомощь, если она учтена как сумма к выплате и подходит по параметрам ведомости).
4) Если сотрудник не попал в ведомость - быстрый чек-лист
- У сотрудника должен быть задан способ/место выплаты «через кассу» (если стоит «через банк», он может не подбираться в кассовую ведомость).
- В ведомости должны быть верно выбраны касса, вид выплаты и период/месяц выплаты.
- Начисление матпомощи должно быть проведено, иначе суммы к выплате не появятся.
5) Завершение операции
- После проведения ведомости обычно формируют кассовые документы «на основании» (например, расходные кассовые ордера) и выдают деньги по ведомости.
Мини-пример
- Сотруднику назначили разовую матпомощь 10 000. Сначала вводите и проводите «Материальная помощь», печатаете приказ. Затем создаете «Ведомость в кассу», указываете кассу и тип выплаты, нажимаете «Заполнить» - сумма 10 000 подтягивается в табличную часть, после чего оформляете выдачу наличных.