Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подставила сотрудников и суммы к выдаче наличными за нужный месяц?
В ведомости выбрать вид выплаты (аванс или зарплата за месяц), указать месяц и нажать «Заполнить».
Правильно: механизм автозаполнения работает через команду «Заполнить» и опирается на данные расчетов с сотрудниками. Если в шапке задан корректный вид выплаты и месяц, табличная часть формируется автоматически (подбираются сотрудники и суммы к выдаче с учетом ранее оформленных выплат).
Создать ведомость и просто провести ее - сотрудники и суммы заполнятся сами при проведении.
Неправильно: проведение фиксирует документ в учете, но не выполняет подбор сотрудников и расчет сумм в табличной части. Без команды заполнения (или ручного подбора) ведомость может остаться пустой.
Сначала оформить кассовую выдачу (РКО/«Выдача наличных») на общую сумму, а затем на его основании создать «Ведомость в кассу», и она заполнится автоматически.
Неправильно: типовой порядок обратный - сначала составляют ведомость как список получателей и сумм, а уже затем по ведомости оформляют кассовую выдачу денег. Кассовый документ не предназначен для автоматического формирования списка сотрудников в ведомости.
Создать документ депонирования, и он автоматически заполнит «Ведомость в кассу» суммами к выдаче.
Неправильно: депонирование используют для отражения невыданных сумм и обычно вводят на основании уже созданной ведомости. Оно не заменяет автозаполнение ведомости на выплату и не формирует ее табличную часть вместо «Заполнить».
Пояснение
Расширенная подсказка (как добиться корректного автозаполнения «Ведомости в кассу»):
1) Где искать документ
- Ведомость на выплату наличными обычно создают из раздела зарплаты/кадров в журнале «Ведомости в кассу».
2) Что обязательно подготовить заранее
- Должны быть оформлены и проведены начисления за период (аванс или зарплата за месяц). Если начислений нет, ведомость заполняться не будет.
- Если выплаты уже делались ранее, в ведомость, как правило, попадут только оставшиеся суммы к выдаче.
3) Ключевые поля, которые влияют на заполнение
- «Вид выплаты/Выплачивать»: выберите, что именно выдаете (аванс или зарплата за месяц).
- «Месяц»: укажите месяц, за который производится выплата (обычно это месяц начисления). Ошибка в месяце - частая причина, почему ведомость не заполняется или заполняется «не теми» суммами.
4) Как заполнить автоматически
- Нажмите «Заполнить» - программа сформирует табличную часть: список сотрудников и суммы к выдаче по данным расчетов.
5) Если кто-то не попал в ведомость или суммы пустые
- Проверьте, что за выбранный месяц действительно есть начисления.
- Проверьте соответствие вида выплаты (например, выбрана «Зарплата за месяц», а вы пытаетесь выплатить аванс, или наоборот).
- Проверьте, не закрыта ли сумма другой ведомостью/выплатой (остатка к выдаче может не быть).
- Если в учете используется разделение по способам выплаты, убедитесь, что сотрудник относится к выплате через кассу, а не через банк.
6) Что делать после ведомости
- Для отражения факта выдачи денег из кассы обычно оформляют кассовый документ по ведомости (создают на основании ведомости).
- Если часть сотрудников не получила деньги вовремя, оформляют депонирование на основании ведомости: в документе оставляют только тех, кому сумма не выдана.
Мини-пример:
- Нужно выплатить зарплату за ноябрь наличными. Создайте «Ведомость в кассу», выберите «Вид выплаты: Зарплата за месяц», установите «Месяц: Ноябрь», нажмите «Заполнить». Проверьте суммы, при необходимости скорректируйте частичную выдачу отдельному сотруднику, затем оформите кассовую выдачу по ведомости. Если кто-то не пришел - создайте депонирование на основании этой ведомости и зафиксируйте невыданные суммы.