Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В справочнике "Сотрудники" регистрируются:
Сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера
Правильно: справочник «Сотрудники» предназначен для учета работников организации, включая штатных по трудовым договорам и исполнителей по договорам ГПХ. По таким лицам ведутся кадровые данные и расчеты, поэтому именно они участвуют в начислениях и, при выплате наличными, попадают в автозаполнение «Ведомости в кассу».
Сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры
Неправильно: исполнители по договорам ГПХ тоже учитываются как сотрудники (с привязкой к физлицу), потому что по ним нужно отражать начисления, удержания и выплаты. Ограничение только трудовыми договорами делает учет неполным.
Сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, а также прочие лица, получающие доход от организации
Неправильно: для «прочих получателей дохода», не являющихся сотрудниками (например, отдельные выплаты физлицам вне трудовых/ГПХ отношений), обычно достаточно занести человека в «Физические лица» и оформить выплату соответствующими документами. Включать всех таких людей в «Сотрудники» не требуется и часто приводит к лишним кадровым сущностям.
Сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера, а также прочие лица, получающие доход от организации
Неправильно: сотрудник в 1С - это физлицо с кадровыми параметрами (организация, должность, подразделение и т.п.), что оправдано для трудовых и ГПХ отношений. Для иных получателей дохода без кадровых отношений достаточно учета на уровне физлица и специализированных документов, поэтому «всех подряд» заводить как сотрудников не нужно.
Пояснение
Развернутая подсказка (с практикой и привязкой к автозаполнению «Ведомости в кассу»):
1) Чем отличаются «Физические лица» и «Сотрудники»
- «Физические лица» - это «карточка человека»: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и т.д.
- «Сотрудник» - это «роль человека в организации»: физлицо, к которому добавлены кадровые данные (организация, подразделение, должность, условия занятости), и по которому ведутся начисления/выплаты.
2) Кого заводить в «Сотрудники»
- Всех, с кем у организации есть трудовые отношения (штатные сотрудники).
- Всех, с кем заключены договоры ГПХ, если в программе ведете по ним начисления и выплаты.
- Это важно: даже если физлицо уже есть в справочнике «Физические лица», для расчета и выплаты по трудовым/ГПХ отношениям обычно создают элемент в «Сотрудники».
3) Кого не обязательно заводить в «Сотрудники»
- Лиц, которые просто получают отдельные доходы от организации без трудовых/ГПХ отношений, как правило, достаточно завести в «Физические лица» и оформлять выплаты «прочими доходами»/соответствующими документами. Тогда не создается лишняя кадровая сущность «сотрудник», не появляются «пустые» кадровые данные и не усложняется учет.
4) Как это связано с автоматическим заполнением «Ведомости в кассу»
- «Ведомость в кассу» заполняется по данным о задолженности к выплате сотрудникам (то, что начислено и еще не выплачено) и по настройкам выплаты.
- Если человек не является сотрудником (нет записи в «Сотрудники» и нет начислений как по сотруднику), он не должен попадать в ведомость на выплату зарплаты.
5) Лучшие практики, чтобы «Ведомость в кассу» заполнялась по кнопке «Заполнить» корректно
- Проверьте способ выплаты: для ведомости «в кассу» у сотрудников должен быть выбран способ выплаты «наличными». Если стоит «в банк/на счета», ведомость в кассу таких сотрудников не подберет.
- Убедитесь, что выбран правильный вид выплаты (аванс/зарплата/межрасчет) и правильный месяц, за который выплачивается доход.
- Проверьте, что начисления проведены и долг не закрыт другой выплатой: ведомость подбирает именно остаток к выплате.
- Если сотрудник по ГПХ не попал в ведомость, типовые причины: выплаты по ГПХ не включены в учет, начисления не рассчитаны/не проведены, выбран не тот вид выплаты или у исполнителя стоит другой способ выплаты.
Короткое правило: «Физлицо» - это человек, «Сотрудник» - это человек в кадровых отношениях (трудовых или ГПХ). Ведомость на зарплату заполняется по сотрудникам, у которых есть рассчитанные суммы к выплате и корректно настроен способ выплаты.