Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Что делать, если произошло дублирование элементов в справочнике "Физические лица"?
Установить пометку удаления на "лишний" элемент и далее не использовать его в работе
Неправильно: пометка удаления не объединяет данные и не переносит историю. В результате часть документов и начислений останется привязана к «лишней» карточке, что может приводить к ошибкам анализа, разрыву истории и проблемам с подбором сумм к выплате.
Обратиться к программистам или разработчикам программы для исправления ошибки
Неправильно: в типовых решениях предусмотрен штатный инструмент для объединения дублей. Привлечение разработчика не требуется, если задача стандартная и нет нестандартных доработок или повреждений данных.
Зарегистрировать увольнение сотрудника, связанного с "лишним" физическим лицом
Неправильно: увольнение не решает проблему дубля в справочнике и не переносит связанные данные. Более того, это исказит кадровую историю и может создать лишние движения по учету.
Воспользоваться помощником "Объединение личных карточек"
Правильно: штатный помощник объединяет дублирующиеся карточки, переносит связи и историю, после чего в учете остается один корректный элемент «Физического лица». Это снижает риск того, что сотрудник будет попадать в выплаты дважды или, наоборот, не подберется при автозаполнении ведомостей.
Пояснение
Развернутая подсказка (как выполнить объединение и почему это важно для автозаполнения «Ведомости в кассу»).
1) Почему нельзя просто «удалить лишнее»
- Карточка физлица обычно участвует во множестве связей: сотрудники, кадровые документы, начисления, НДФЛ/взносы, выплаты, отчеты. Если дубль просто не использовать или пометить на удаление, связи не объединятся, и часть истории останется «на втором физлице». Это часто проявляется при выплатах: суммы могут делиться между дублями, сотрудник может не подбираться или отображаться некорректно.
2) Подготовка перед объединением
- Сделайте резервную копию базы (или попросите администратора сделать копию), потому что объединение меняет связи и откат «вручную» затруднен.
- Убедитесь, что вы понимаете, какая карточка должна стать основной (в ней обычно более полные паспортные/контактные данные, корректные документы, верные СНИЛС/ИНН).
3) Где искать помощник объединения
- Как правило, сервис находится в кадровом разделе в группе сервисных команд (например, «Кадры» → «Сервис»). Название инструмента обычно «Объединение личных карточек».
4) Как выполнить объединение (типовой сценарий)
- Откройте помощник «Объединение личных карточек».
- Выберите две карточки одного человека: основную и дублирующую.
- Проверьте, что выбран правильный «итоговый» элемент (тот, который останется).
- Запустите объединение. Система перенесет связанные данные и оставит одну карточку.
5) Проверка результата (в том числе для «Ведомости в кассу»)
- Откройте карточку физлица и убедитесь, что к ней привязан нужный сотрудник (или несколько карточек сотрудника при совместительстве), а история документов стала целостной.
- Сформируйте документ выплаты (например, «Ведомость в кассу») и выполните автозаполнение:
• корректно заполните ключевые поля шапки (обычно «Месяц выплаты» и «Выплачивать»);
• нажмите «Заполнить» и проверьте, что сотрудник подбирается один раз и с правильной суммой.
- Если после объединения сотрудник не подбирается, обычно проверяют: проведены ли документы начисления, верно ли выбран вид выплаты, не закрыта ли сумма другой ведомостью.
6) Практический пример
- Было два физлица «Иванов И.И.»: на одном начисления, на другом выплаты. Ведомость заполнялась не полностью или показывала две строки. После объединения все начисления и выплаты привязались к одному физлицу, и ведомость стала подбираться корректно.
Итог: для устранения дублей используйте именно «Объединение личных карточек» - это штатный способ сохранить историю и избежать проблем с подбором сотрудников и сумм при автоматическом заполнении выплатных документов.