Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Чтобы в 1С документ «Ведомость в кассу» корректно заполнялся автоматически по кнопке «Заполнить» (подбирал сотрудников и суммы), что нужно предварительно сделать?
Достаточно только правильно заполнить шапку ведомости: организацию, «Месяц выплаты» и «Выплачивать» (вид выплаты).
Неправильно: эти реквизиты действительно влияют на отбор и расчет, но одного заполнения шапки недостаточно. Если у сотрудников другой способ выплаты (не наличными) или нет рассчитанных сумм к выплате, ведомость не заполнится или заполнится не полностью.
Достаточно, чтобы у сотрудников был задан способ выплаты «Наличными» (и при необходимости - нужная касса/место выплаты).
Неправильно: настройка способа/места выплаты обязательна для отбора в кассовую ведомость, но без рассчитанных начислений и без корректных параметров ведомости (месяц, вид выплаты) суммы «к выдаче» могут не определиться.
Достаточно предварительно выполнить расчет (начисления/удержания) и провести документы начисления, чтобы появились суммы к выплате.
Неправильно: наличие рассчитанных начислений - важное условие, но если в ведомости выбран неверный месяц/вид выплаты или у сотрудника настроена выплата через банк (а не наличными), автозаполнение все равно может не подобрать сотрудника или подберет не те суммы.
Нужно выполнить все перечисленное: (1) заполнить ключевые реквизиты ведомости (организация, месяц, вид выплаты), (2) проверить способ выплаты сотрудников «Наличными» и место выплаты/кассу, (3) заранее рассчитать и провести начисления, чтобы сформировались суммы к выплате.
Правильно: автозаполнение ведомости опирается на параметры документа (месяц и вид выплаты), на настройки выплаты сотрудников (наличными и при необходимости конкретная касса/место выплаты) и на наличие расчетных данных (начисления/удержания), по которым определяется остаток «к выплате».
Достаточно вариантов 2 и 3, а реквизиты в шапке можно не заполнять - программа подставит их сама при заполнении.
Неправильно: реквизиты шапки определяют, за какой период и какой характер выплаты регистрируется, поэтому без них отбор и расчет будут некорректными или ведомость не заполнится. В типовом сценарии сначала задают месяц и вид выплаты, а уже затем выполняют «Заполнить».
Пояснение
Развернутая подсказка (практика автозаполнения «Ведомости в кассу»):
1) Подготовка перед заполнением
- Проверьте, что начисления рассчитаны и проведены (зарплата за месяц, аванс, межрасчетная выплата и т.п.). Если расчетов нет, «к выплате» будет ноль.
- Убедитесь, что сотрудникам назначен корректный способ выплаты: для кассовой ведомости нужен вариант «Наличными». Если у сотрудника выплата через банк/на счет, он автоматически в кассовую ведомость обычно не попадет.
- Если в учете используются разные места выплаты или несколько касс, выбирайте правильную кассу/место выплаты: зачастую ведомости формируют отдельно по каждой кассе.
2) Что обязательно заполнить в шапке ведомости
- Организация.
- «Месяц выплаты» (за какой период вы платите).
- «Выплачивать» (вид выплаты: зарплата, аванс, межрасчетная выплата и т.д.).
- Дату ведомости (важна для корректности показателей по удержаниям/налогам и проверки заполнения).
3) Как работает кнопка «Заполнить»
- Сначала подбирает сотрудников, подходящих под тип ведомости (выплата наличными) и настройки места выплаты.
- Затем рассчитывает сумму «к выдаче» как текущий остаток к выплате: начисления минус удержания, минус ранее выплаченное, с учетом возможной задолженности/переплаты.
4) Типовые причины, почему ведомость не заполняется или заполняется не так
- Выбран неверный месяц или неверный вид выплаты (например, пытаетесь заполнить ведомость на аванс, а начисления сделаны для зарплаты за месяц, или наоборот).
- Несоответствие способа/места выплаты типу ведомости (наличные vs банк, другая касса).
- Сумма к выплате уже закрыта другой ведомостью/выплатой, либо стала нулевой из-за удержаний/долга сотрудника.
- При межрасчетных выплатах может требоваться корректная настройка режима выплат и отметки о том, что выплата регистрируется ведомостью.
5) Мини-чек-лист перед нажатием «Заполнить»
- Начисления проведены?
- В ведомости верно указаны месяц и вид выплаты?
- У сотрудника способ выплаты = наличными?
- Выбрана правильная касса (если касс несколько)?
- Нет ли уже созданной/проведенной ведомости за тот же период и вид выплаты?
Если после проверок ведомость все равно пустая, попробуйте добавить сотрудника через «Подбор» и посмотрите, появляется ли сумма к выплате - это помогает быстро понять, проблема в отборе (настройки выплаты) или в расчетных данных (нет остатка к выплате).