Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу», чтобы система сама подобрала сотрудников и рассчитанные суммы к выдаче наличными?
Внести сотрудников вручную через «Добавить/Подбор» и указать суммы к выплате руками
Неправильно: так можно откорректировать ведомость точечно, но это не автоматическое заполнение. При корректных настройках выплаты табличная часть подбирается из данных начислений и задолженности к выплате командой автозаполнения.
Оформить выдачу каждому сотруднику отдельным документом «Расходный кассовый ордер», а ведомость не использовать
Неправильно: РКО фиксирует кассовую операцию, но не выполняет массовый подбор сотрудников и сумм «к выплате» как ведомость. В типовом процессе сначала формируют ведомость, а затем по ее данным проводят выдачу наличных.
Сначала создать «Ведомость в банк», а затем перенести из нее сотрудников и суммы в кассовую ведомость
Неправильно: банковская и кассовая ведомости предназначены для разных способов выплаты, и автозаполнение кассовой ведомости зависит от параметров выплаты и настроек способа/места выплаты у сотрудников, а не от предварительного создания банковской ведомости.
В «Ведомости в кассу» выбрать период/месяц и вид выплаты (например, аванс или зарплата за месяц), указать кассу (или место выплаты), затем нажать «Заполнить»
Правильно: автозаполнение выполняется в самом документе через команду «Заполнить» после задания ключевых параметров (что выплачиваем, за какой период и через какую кассу/место выплаты). Программа подбирает сотрудников и суммы по данным начислений/остатков к выплате и с учетом настроек выплаты у работников.
Достаточно провести начисление зарплаты - кассовая ведомость заполнится сама автоматически без нажатия кнопок
Неправильно: начисление формирует суммы, но для переноса их в ведомость обычно требуется выполнить автозаполнение (кнопка «Заполнить») или создать ведомость из начисления (если доступно), после чего данные подберутся по установленным условиям.
Пояснение
Расширенная подсказка:
Автоматическое заполнение «Ведомости в кассу» в 1С работает по принципу «сначала есть суммы к выплате - затем ведомость их подбирает по параметрам». Чтобы ведомость заполнилась, важно не только начислить зарплату/аванс, но и правильно указать условия отбора в документе выплаты.
Как заполнить ведомость автоматически:
1) Проверьте, что начисления за нужный период рассчитаны и проведены (зарплата за месяц, аванс, отпускные, межрасчетные начисления - в зависимости от того, что планируете выдавать).
2) Откройте «Ведомость в кассу» и заполните шапку:
- «Выплачивать» (вид выплаты: аванс, зарплата за месяц и т. п.),
- «Месяц выплаты» или соответствующий период,
- «Дата выплаты» (если в вашей конфигурации она влияет на отбор),
- «Касса» (а при использовании детализации - также «Место выплаты/Раздатчик», если предусмотрено).
3) Нажмите «Заполнить» - табличная часть должна подтянуть сотрудников и суммы.
4) Проверьте итоговые суммы и при необходимости внесите точечные корректировки (например, исключить сотрудника или изменить сумму в особом случае), затем проведите документ.
Если ведомость не заполняется или в нее попадает не весь список сотрудников, проверьте типовые причины:
- Неверно выбран «Выплачивать» или «Месяц выплаты»: ведомость подбирает суммы только по выбранному виду выплаты и периоду.
- Способ/место выплаты сотрудника не соответствует кассовой ведомости: у части работников может быть настроена выплата через банк или другое место выплаты, из-за чего они не попадут в кассовую ведомость.
- У сотрудника нет суммы к выплате (не начислено, уже выплачено другой ведомостью) либо сумма «обнулилась» из-за задолженности сотрудника перед организацией.
- Уже существуют ведомости с более поздними датами или неверно заполнено «основание/документ начисления» (в некоторых сценариях это влияет на корректность подбора и отображение долга).
Практический пример:
- Начислена зарплата за ноябрь. Часть сотрудников получает наличными через «Основную кассу», часть - через другую кассу/банк.
- Создайте «Ведомость в кассу», установите «Выплачивать: зарплата за месяц», «Месяц выплаты: ноябрь», выберите «Касса: Основная касса» и нажмите «Заполнить». Ведомость подберет только тех, кто настроен на выплату наличными через выбранную кассу и у кого есть сумма к выдаче.
Лучшая практика:
- Если у вас несколько касс или мест выплат, формируйте отдельные ведомости по каждой кассе/месту выплаты - тогда автозаполнение будет предсказуемым.
- Если ведомость заполняется частично, начните диагностику с проверки: (1) вид выплаты, (2) месяц выплаты, (3) способ/место выплаты в карточках сотрудников, (4) наличие рассчитанных сумм к выплате и отсутствие «перекрывающих» ведомостей.