Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С автоматически заполнить документ «Ведомость в кассу» данными о сотрудниках и суммах к выплате?
Указать в шапке ведомости организацию, кассу, вид выплаты и месяц выплаты, затем нажать «Заполнить» - табличная часть подтянется по зарегистрированной задолженности/начислениям.
Правильно: автоматическое заполнение выполняется командой «Заполнить» после выбора ключевых параметров ведомости (вид выплаты, месяц выплаты, касса и т. п.). Тогда в таблицу подбираются сотрудники и суммы к выплате (как правило, остаток начисленного, по которому еще не оформлялись ведомости), а также связанные показатели вроде НДФЛ - в зависимости от конфигурации и вида выплаты.
Достаточно провести ведомость, и программа сама заполнит строки сотрудниками и суммами без нажатия каких-либо команд.
Неправильно: проведение документа фиксирует введенные данные, но не заменяет команду заполнения. Обычно строки сотрудников и суммы формируются именно через «Заполнить» (или «Подобрать» вручную), а не автоматически при проведении.
Нужно открыть начисление зарплаты, а затем через «Групповое изменение реквизитов» перенести суммы в ведомость - это штатный механизм автозаполнения.
Неправильно: для ведомостей на выплату применяется встроенный механизм заполнения в самом документе («Заполнить», настройки заполнения/округления и т. п.). «Групповое изменение реквизитов» не является стандартным способом формирования табличной части «Ведомости в кассу» по расчетам с персоналом.
Автозаполнение в «Ведомости в кассу» не предусмотрено - сотрудников и суммы можно указать только вручную.
Неправильно: в типовых решениях 1С ведомость может заполняться автоматически по данным расчета/задолженности с помощью команды «Заполнить», а ручной ввод используется как альтернативный сценарий (например, через «Подобрать» или корректировку строк).
Пояснение
Чтобы «Ведомость в кассу» заполнялась автоматически, важно соблюсти логику взаиморасчетов по зарплате и корректно задать параметры ведомости.
Практический алгоритм:
1) Убедитесь, что начисления уже зарегистрированы (например, документами начисления зарплаты/межрасчетных выплат) и по сотрудникам есть суммы к выплате.
2) Откройте «Ведомости в кассу» и создайте новый документ.
3) В шапке обязательно укажите: организацию, кассу (если касс несколько - ведомость формируют отдельно по каждой кассе), вид выплаты (зарплата за месяц, аванс, межрасчетные выплаты и т. д.) и «Месяц выплаты».
- Важно: «Месяц выплаты» - это месяц, ЗА который выплачиваются суммы. Например, зарплата за декабрь, выплачиваемая в январе, обычно должна иметь месяц выплаты «Декабрь», иначе могут возникать ошибки в логике учета и отчетности.
4) При необходимости проверьте дополнительные параметры заполнения (например, настройки округления сумм и процент выплаты, если они доступны в форме ведомости). Если вы изменили такие параметры после заполнения - ведомость нужно перезаполнить.
5) Нажмите «Заполнить»:
- программа подберет сотрудников в соответствии с параметрами ведомости (в том числе учитывая выбранную кассу/настройки способов выплаты);
- в колонке «К выплате» обычно будет отражен остаток начисленного, по которому ранее не оформлялись ведомости на выплату;
- при наличии функциональности может быть рассчитан/обновлен связанный НДФЛ (в ряде конфигураций есть отдельная команда обновления налога без полного перезаполнения).
6) Проверьте итоговые суммы и при необходимости отредактируйте строки (типовой сценарий допускает корректировки/расшифровки сумм по документам-основаниям).
Мини-пример:
- Зарплата за июль начислена, часть уже выплачена авансом.
- Создаете «Ведомость в кассу», вид выплаты: «Зарплата за месяц», месяц выплаты: «Июль», касса: «Основная».
- Нажимаете «Заполнить» - в ведомость попадет остаток к выплате за июль с учетом ранее оформленных выплат/ведомостей.
Частые причины, почему ведомость заполняется «не так»:
- указан неправильный «Месяц выплаты»;
- выбран не тот вид выплаты (например, аванс вместо зарплаты за месяц);
- касса/способ выплаты настроены так, что сотрудники относятся к другой кассе или другому способу выплаты;
- начисления/выплаты введены не в той последовательности, из-за чего остатки к выплате считаются иначе.