Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) правильно выполнить автоматическое заполнение документа «Ведомость в кассу», чтобы программа сама подставила сотрудников и суммы к выдаче наличными?
В ведомости указать вид выплаты (аванс или зарплата за месяц), выбрать месяц выплаты (месяц начисления) и нажать «Заполнить».
Правильно: автозаполнение табличной части выполняется командой «Заполнить» и зависит от параметров в шапке документа. При корректно выбранных «Виде выплаты» и «Месяце» программа подбирает сотрудников и рассчитывает суммы к выплате по данным расчетов (остатку задолженности/начислениям).
Достаточно создать ведомость и провести ее - сотрудники и суммы появятся автоматически без заполнения.
Неправильно: проведение фиксирует документ, но не заменяет команду заполнения. Если не нажать «Заполнить» (или не подобрать сотрудников вручную), строки с сотрудниками и суммами могут не сформироваться.
Нужно сначала оформить «Выдачу наличных» (РКО), а затем на его основании создать «Ведомость в кассу» - тогда она заполнится автоматически.
Неправильно: типовой процесс обратный - сначала формируют ведомость как список получателей и сумм, а затем на основании ведомости создают кассовый документ «Выдача наличных». РКО не предназначен для автоматического подбора сотрудников и сумм вместо ведомости.
Автозаполнение выполняется через документ «Депонирование зарплаты»: он заполняет «Ведомость в кассу» суммами к выдаче.
Неправильно: депонирование применяют для отражения невыданных сумм и обычно вводят на основании уже созданной ведомости, оставляя в нем только тех, кто не получил деньги. Оно не формирует ведомость на выплату и не заменяет автозаполнение в самой ведомости.
Чтобы ведомость заполнялась автоматически, достаточно включить соответствующую опцию в настройках, и кнопка «Заполнить» не потребуется.
Неправильно: даже при корректных настройках (касса, организация, способы выплаты) заполнение списка сотрудников и сумм в ведомости выполняется через команду заполнения или ручной подбор. Без задания параметров выплаты (вид и месяц) программа не сможет корректно определить, что именно и за какой период выплачивать.
Пояснение
Расширенная подсказка (лучшие практики автозаполнения «Ведомости в кассу»):
1) Подготовьте данные, чтобы ведомость было из чего заполнить
- Убедитесь, что за нужный период выполнены и проведены начисления (аванс или зарплата за месяц).
- Если раньше уже оформлялись выплаты, в ведомость обычно попадут только суммы, которые еще остались к выдаче.
2) Заполните шапку ведомости перед автозаполнением
- Выберите «Вид выплаты/Выплачивать»: важно точно указать, что вы выплачиваете (аванс или зарплата за месяц).
- Укажите «Месяц»: на практике это ключевой параметр - чаще всего ведомость ориентируется на месяц начисления, поэтому при ошибке в месяце ведомость может заполниться не теми суммами или не заполниться вовсе.
- Проверьте дату ведомости: в некоторых сценариях выплаты (особенно аванса) важна согласованность с датами документов расчета.
3) Выполните автоматическое заполнение
- Нажмите «Заполнить» - программа сформирует табличную часть: сотрудники и суммы к выдаче.
4) Если ведомость не заполняется или заполняется не полностью
- Проверьте, тот ли выбран «Вид выплаты» (частая причина - выбрали «Зарплата», когда нужна «Аванс», или наоборот).
- Проверьте правильность «Месяца».
- Убедитесь, что по сотруднику действительно есть сумма к выплате (начисление проведено, и ранее она не закрыта другой ведомостью/выплатой).
5) Что делать после заполнения ведомости
- Для отражения выдачи наличных из кассы обычно создают документ «Выдача наличных» на основании ведомости.
- Если часть сотрудников не получила деньги в срок, оформляют «Депонирование зарплаты» (как правило, также на основании ведомости), оставляя в документе только тех, кому деньги не выдали.
Пример:
- Нужно выдать зарплату за месяц наличными. Создайте «Ведомость в кассу», выберите «Вид выплаты: Зарплата за месяц», установите нужный «Месяц», нажмите «Заполнить». Проверьте суммы, при необходимости скорректируйте частичную выдачу отдельным сотрудникам. Затем оформите «Выдачу наличных» по ведомости и распечатайте ведомость для подписей.