Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Что необходимо, чтобы в 1С при нажатии «Заполнить» документ «Ведомость в кассу» автоматически подобрал сотрудников и суммы к выдаче?
Сначала выполнить расчет (аванс или зарплата), затем в ведомости правильно указать «Вид выплаты» и «Месяц выплаты», и убедиться, что у сотрудников задано место/способ выплаты «через кассу (наличными)».
Правильно: автозаполнение берет суммы из рассчитанных данных по выплате за выбранный период и подбирает сотрудников только того вида ведомости, который соответствует их месту/способу выплаты. Если расчет не выполнен, месяц/вид выплаты выбран неверно или сотруднику назначена выплата через банк (а не наличными), он не попадет в «Ведомость в кассу», либо ведомость заполнится пустой.
Достаточно, чтобы в кассе был положительный остаток на дату ведомости - тогда строки и суммы появятся автоматически.
Неправильно: остаток кассы не является источником данных для подбора сотрудников и сумм. Ведомость отражает суммы к выплате, рассчитанные по сотрудникам, а наличие денег влияет только на возможность фактической выдачи.
Ведомость заполняется по данным банковской выписки: если деньги поступили на расчетный счет, они автоматически распределятся по сотрудникам в кассовой ведомости.
Неправильно: банковские выписки отражают движение по расчетному счету и не формируют суммы зарплаты к выдаче наличными. «Ведомость в кассу» заполняется по данным расчета выплат и взаиморасчетов с сотрудниками.
Можно не выполнять начисления: ведомость заполнится, если просто выбрать сотрудников из справочника, а программа сама рассчитает суммы по окладу.
Неправильно: автозаполнение не рассчитывает зарплату «по окладу» в момент заполнения ведомости. Суммы берутся из уже выполненных расчетов (начислений) и учитывают удержания и ранее проведенные выплаты.
Для автозаполнения важны только «Вид выплаты» и «Месяц выплаты»; место/способ выплаты сотрудника значения не имеет.
Неправильно: программа распределяет сотрудников по разным видам ведомостей в зависимости от места/способа выплаты (касса, банк, счета). Если у сотрудника задана выплата не через кассу, он может не появиться в кассовой ведомости даже при корректно выбранных месяце и виде выплаты.
Пояснение
Расширенная подсказка: как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» и что проверить
1) Откуда берутся суммы
- «Заполнить» подтягивает суммы «к выплате» из результатов расчета (аванс/зарплата) за выбранный месяц и вид выплаты.
- Итог к выдаче формируется с учетом удержаний и уже зарегистрированных выплат за тот же период: если сумма уже выплачена ранее, повторно она может не попасть в ведомость.
2) Почему сотрудник может не попадать именно в «Ведомость в кассу»
- У сотрудника настроено место/способ выплаты не наличными (например, через зарплатный проект или на банковский счет). Тогда он должен попадать в другой тип ведомости (в банк/на счета), а в кассовую - не будет подбираться по кнопке «Заполнить».
3) Обязательные реквизиты в шапке ведомости
- «Вид выплаты»: выбирайте правильно (аванс или зарплата за месяц), иначе ведомость может быть пустой.
- «Месяц выплаты»: указывайте месяц начисления той суммы, которую выдаете. Несовпадение месяца - одна из самых частых причин пустого заполнения.
- Организация и касса (если ведете несколько касс): это влияет на контекст выплаты.
4) Быстрый чек-лист, если ведомость не заполняется
- Есть ли проведенный документ начисления аванса/зарплаты за нужный месяц?
- Совпадают ли «Вид выплаты» и «Месяц выплаты» с документом начисления?
- У сотрудника указан способ/место выплаты «через кассу (наличными)»?
- Нет ли ситуации, когда по сотруднику уже сделана выплата за период или сумма обнулилась из-за удержаний/задолженности?
5) Практический пример
- Начислили зарплату за ноябрь.
- Создали «Ведомость в кассу», указали «Вид выплаты: Зарплата», «Месяц выплаты: Ноябрь».
- Нажали «Заполнить» - программа добавила только тех сотрудников, у кого место выплаты настроено «через кассу», и подтянула суммы к выдаче по расчету за ноябрь.
- Если один сотрудник не попал: проверьте его способ выплаты (возможно, у него выбран банк), а также нет ли уже проведенной выплаты за ноябрь.
6) Полезная практика
- После исправления настроек (месяц/вид выплаты/способ выплаты сотрудника) часто удобно очистить строки ведомости и снова нажать «Заполнить», чтобы пересобрать табличную часть по актуальным данным.