Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Вы оформляете выплату сотрудникам наличными в «1С:Бухгалтерия 8» и хотите, чтобы документ «Ведомость в кассу» заполнился автоматически по кнопке «Заполнить» (подтянулись сотрудники и суммы). Что для этого нужно сделать/проверить?
Сначала выполнить расчет начислений (аванс или зарплата) - чтобы в базе появились суммы «к выплате».
Неправильно: без предварительного расчета действительно часто нечего подбирать, особенно по авансу (с учетом требований по удержанию налога), но одного факта расчета недостаточно - если в ведомости выбран не тот период/вид выплаты или у сотрудника настроена выплата через банк, строки могут не заполниться.
Проверить у сотрудников способ выплаты: для кассовой ведомости должен быть выбран вариант «наличными/через кассу».
Неправильно: это ключевой фильтр, из-за которого сотрудник может «не попадать» в кассовую ведомость, но сам по себе способ выплаты не создаёт суммы - без расчета и без корректных параметров ведомости автозаполнение может не сработать.
В самой ведомости корректно заполнить параметры: организация, дата, «Выплачивать» (аванс или зарплата за месяц) и «Месяц выплаты», затем нажать «Заполнить».
Неправильно: правильно заполненная «шапка» обязательна, но если нет рассчитанных сумм к выплате или сотрудники настроены на получение денег не через кассу, табличная часть может остаться пустой.
Верны пункты 1, 2 и 3 одновременно.
Правильно: автозаполнение «Ведомости в кассу» обычно срабатывает, когда (а) есть рассчитанные суммы к выплате (аванс/зарплата), (б) у сотрудников настроена выплата наличными через кассу, и (в) в ведомости правильно выбран вид выплаты и месяц выплаты, после чего используется команда «Заполнить».
Сначала нужно оформить расходные кассовые ордера (РКО) на сотрудников - ведомость заполнится из РКО автоматически.
Неправильно: в типовом процессе сначала формируют ведомость (в ней подбираются сотрудники и суммы), а затем уже оформляют кассовые документы по ведомости, а не наоборот.
Пояснение
Расширенная подсказка: как работает автозаполнение «Ведомости в кассу» и что делать, если она пустая
1) Создание и базовые реквизиты
- Откройте раздел выплат зарплаты и создайте документ «Ведомость в кассу».
- Перед заполнением обязательно задайте параметры в «шапке»:
• Организация (если их несколько).
• Дата выплаты.
• «Выплачивать»: выберите, что именно выдаете (например, аванс или зарплата за месяц).
• «Месяц выплаты»: месяц, за который проводится выплата.
- После этого нажмите «Заполнить».
2) Обязательное условие №1 - есть суммы «к выплате»
- Кнопка «Заполнить» подбирает не «персонал», а задолженность/суммы к выдаче.
- Если вы создаете ведомость на аванс, сначала должен быть выполнен расчет аванса (иначе сумма к выплате может не сформироваться).
- Если выплачиваете зарплату за месяц, должны быть выполнены начисления зарплаты.
3) Обязательное условие №2 - способ выплаты сотрудника соответствует кассе
- Проверьте карточки сотрудников: если сотрудник настроен на выплату через банк (зарплатный проект/счет), он обычно попадет в банковские ведомости, а в «Ведомость в кассу» при заполнении может не попасть.
- Для кассовой ведомости у сотрудника должен быть выбран способ выплаты наличными (через кассу).
4) Обязательное условие №3 - параметры ведомости соответствуют расчету
- Частая причина пустой ведомости: выбран не тот «Выплачивать» (например, «Аванс», когда рассчитана только итоговая зарплата, или наоборот) или неверный «Месяц выплаты».
- Если параметры не совпадают с тем, что рассчитано в базе, ведомость может не подобрать строки.
5) Что проверить, если «Заполнить» всё равно ничего не добавляет
- Есть ли начисления/расчет именно за нужный месяц и нужным видом выплаты.
- Не была ли уже оформлена выплата за этот период другой ведомостью (остаток к выплате мог стать нулевым).
- Не стоит ли у сотрудника способ выплаты «в банк».
- Нет ли ситуации, когда сумма к выплате уменьшается/обнуляется из-за задолженности сотрудника или уже выполненных удержаний (в таких случаях строка может быть нулевой или сотрудник не попадет в подбор).
6) Практический пример
- Нужно выдать аванс наличными за ноябрь:
1) Выполните расчет аванса за ноябрь.
2) Проверьте, что сотрудникам назначен способ выплаты «через кассу».
3) Создайте «Ведомость в кассу»: «Выплачивать = Аванс», «Месяц выплаты = Ноябрь», укажите дату.
4) Нажмите «Заполнить» - подставятся сотрудники и суммы.
7) Временное решение
- Если нужно выплатить разово одному человеку, можно добавить строку вручную, но для регулярной работы лучше устранить причину (расчет, способ выплаты, параметры ведомости), чтобы автозаполнение работало стабильно.