Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В каких случаях имеет смысл полагаться на автоматическое заполнение документа «Ведомость в кассу» (кнопка «Заполнить») в 1С, чтобы ведомость сформировалась корректно?
Когда нужно, чтобы ведомость автоматически отобрала только тех сотрудников и суммы, которые относятся к выплате наличными (по настройкам способа/места выплаты), и при этом учла выбранный месяц и вид выплаты.
Правильно: автозаполнение ведомости опирается на параметры документа (организация, месяц, вид выплаты и т. п.) и на настройки выплат у сотрудников. Это позволяет отделить выдачу наличными от выплат через банк/на счета и подтянуть именно те суммы, которые реально предназначены для выдачи через кассу.
Когда ведомость должна заполниться всеми сотрудниками организации, даже если у них установлен способ выплаты через банк или на счет.
Неправильно: штатный механизм автозаполнения обычно учитывает способ/место выплаты, поэтому сотрудники с выплатой через банк/на счета не должны автоматически попадать в «Ведомость в кассу». Для них используются другие виды ведомостей.
Когда выплаты оформляют «задним числом», и поэтому ведомость должна заполняться без учета выбранного месяца и вида выплаты.
Неправильно: автозаполнение как раз зависит от выбранного месяца и вида выплаты. Если эти параметры заданы неверно, ведомость может не заполниться или заполниться не теми суммами, независимо от того, вводите вы документ текущей датой или прошлой.
Когда нужно заранее сформировать ведомость на будущие выплаты: она заполнится даже при отсутствии начислений и задолженности к выплате.
Неправильно: «Заполнить» подбирает суммы, которые считаются «к выплате» по данным учета (начислениям/задолженности). Если базы для выплаты нет, ведомость не заполнится ожидаемым образом.
Когда выплаты не связаны с данными о задолженности к выплате и не опираются на регистры/учетные данные зарплаты - тогда автозаполнение работает лучше.
Неправильно: автозаполнение опирается на учетные данные о суммах к выплате (в т. ч. задолженность/начисления и их состояние). Если данные не сформированы или искажены, ведомость часто не заполняется или заполняется некорректно.
Верно утверждение 1 или 2.
Неправильно: корректная логика автозаполнения связана с отбором по параметрам ведомости и настройкам выплаты сотрудников, а не с безусловным включением всех сотрудников независимо от их способа выплаты.
Пояснение
Расширенная подсказка по автозаполнению «Ведомости в кассу» в 1С
Как работает «Заполнить»
1) Вы задаете параметры в шапке ведомости: организация, дата/месяц выплаты, вид выплаты (зарплата за месяц, аванс, межрасчетные выплаты и т. п.), касса, при необходимости - подразделение.
2) По кнопке «Заполнить» программа подбирает строки по тем сотрудникам, у кого способ/место выплаты соответствует выдаче наличными, и подтягивает суммы, которые относятся к выбранному месяцу и виду выплаты.
Почему ведомость может не заполниться или заполниться «не всеми»
- У сотрудника указан другой способ выплаты (через банк/на счета/зарплатный проект). Тогда он не попадет в «Ведомость в кассу», потому что для него предполагается другой тип ведомости.
- Выбран неверный вид выплаты (например, пытаетесь заполнить ведомость на аванс, хотя уже проведено начисление зарплаты за месяц, или наоборот).
- Выбран неверный месяц выплаты (частая причина пустой ведомости).
- По сотруднику уже есть оформленная выплата за тот же период/вид выплаты, поэтому повторно суммы не подбираются.
- У сотрудника есть задолженность перед организацией или иные учетные особенности взаиморасчетов, из-за которых сумма «к выплате» становится нулевой или меняется.
Практический пример
- Нужно выдать аванс наличными. Создайте «Ведомость в кассу», укажите месяц и вид выплаты «Аванс», выберите кассу, нажмите «Заполнить».
- Если часть сотрудников не попала в ведомость, первым делом проверьте у них способ/место выплаты: если стоит «через банк», они не должны подбираться в кассовую ведомость автоматически.
- Если один сотрудник должен получить наличными разово (исключение), допустимо добавить его вручную подбором и скорректировать сумму в строке, но лучше понимать причину, почему он не подбирается автоматически (чаще всего - настройки выплаты или неверные параметры ведомости).
Мини-чеклист перед «Заполнить»
- Правильный тип ведомости: именно «в кассу».
- Правильный месяц и вид выплаты.
- У сотрудников, которых ждете в ведомости, способ/место выплаты настроен на наличные.
- Начисления/задолженность к выплате действительно сформированы и не «закрыты» уже созданными выплатами.