Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В каком случае в 1С корректнее всего использовать автоматическое заполнение документа «Ведомость в кассу» по кнопке «Заполнить», чтобы строки и суммы подтянулись без ручных правок?
Когда выплата относится к «межрасчетной» и рассчитывается строго по конкретным документам-основаниям, при этом в ведомости не заполняют список оснований.
Неправильно: для межрасчетных выплат типовой механизм часто требует указать документы-основания (иначе программа может не подобрать суммы), поэтому рассчитывать на заполнение «в один клик» без оснований обычно нельзя.
Когда у сотрудников настроена выплата через банк (зарплатный проект или на счета), но ведомость создают именно «в кассу».
Неправильно: тип ведомости должен соответствовать способу выплаты сотрудника; при выплате через банк сотрудники должны попадать в банковские/счетовые ведомости, а не в кассовую, поэтому автозаполнение кассовой ведомости будет некорректным или пустым.
Когда в документе не выбраны ключевые параметры (организация, период/вид выплаты или касса), но предполагается, что программа сама догадается, кого и сколько заполнять.
Неправильно: автозаполнение зависит от параметров ведомости и настроек выплаты; без заполнения реквизитов «шапки» программа не сможет корректно отобрать сотрудников и рассчитать суммы к выдаче.
Когда выплата простая: сотрудники настроены на получение наличными через кассу, в ведомости указаны организация, период/вид выплаты и нужная касса, а к выплате есть рассчитанная задолженность (остаток), не закрытая другими ведомостями.
Правильно: в таком сценарии «Ведомость в кассу» заполняется автоматически по данным учета - подбираются только сотрудники со способом выплаты «через кассу» (и подходящей кассой, если касс несколько), а сумма формируется как невыплаченный остаток за выбранный период и вид выплаты.
Только если выплата выполняется строго в день начисления; если выдача переносится на другое время, автоматическое заполнение работать не будет.
Неправильно: заполнение ведомости опирается на задолженность/остаток к выплате и настройки ведомости, а не на совпадение дат начисления и выдачи; при переносе выплаты на более позднюю дату суммы обычно сохраняются как долг и также могут быть подобраны автоматически.
Пояснение
Чтобы «Ведомость в кассу» заполнялась автоматически и корректно, ориентируйтесь на типовой «простой» сценарий выплаты.
1) Что нужно заполнить в самой ведомости до нажатия «Заполнить»
- Организация.
- Период и вид выплаты (зарплата за месяц, аванс, окончательный расчет и т.п.).
- Касса (особенно важно, если касс несколько).
2) Что должно быть настроено у сотрудников
- Способ получения денег должен соответствовать кассе: сотрудник должен быть настроен на выплату наличными (через кассу).
- Если используется раздельная выплата по кассам, важно, чтобы у сотрудника была указана та же касса/место выплаты, что и в ведомости.
3) Откуда берутся суммы при автозаполнении
- Сумма «к выплате» подбирается по данным учета как невыплаченный остаток (то, что начислено и еще не закрыто другими ведомостями/выплатами).
- Если ранее уже сформировали ведомость и закрыли задолженность, в новой ведомости может не оказаться сумм - это нормально.
4) Когда автозаполнение может дать пустую ведомость (и что проверить)
- У сотрудника стоит другой способ выплаты (банк/счет) - нужно либо сменить тип ведомости, либо корректно настроить способ выплаты.
- Не выбран период/вид выплаты или касса - заполните «шапку».
- Для отдельных видов выплат (например, межрасчетных) могут требоваться документы-основания; без них заполнять просто нечего.
5) Практические примеры
- Пример «идеальный»: начислили зарплату за месяц, сотрудники получают наличными, в ведомости выбрали месяц, вид выплаты и кассу - по кнопке «Заполнить» подтянутся сотрудники и их остаток к выплате.
- Пример частой ошибки: сотрудник получает на карту, но создают «Ведомость в кассу» - по кнопке «Заполнить» сотрудник не появляется (или суммы не подбираются), потому что тип ведомости не соответствует способу выплаты.
6) Лучшая практика
- Не правьте суммы вручную без необходимости: если суммы неверные, обычно нужно исправить первичные документы расчета/основания и затем перезаполнить ведомость.
- После изменений в расчетах (доначисления, перерасчеты) пересчитайте исходные документы и снова нажмите «Заполнить», чтобы ведомость подтянула актуальный остаток.