Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В 1С:Бухгалтерии 8 при нажатии «Заполнить» в документе «Ведомость в кассу» откуда программа берет список сотрудников и суммы к выдаче?
Из зарегистрированных начислений/удержаний и данных о задолженности к выплате (по документам начисления и состоянию расчетов с сотрудниками), с учетом выбранных в ведомости «Выплачивать» и «Месяц выплаты».
Правильно: автозаполнение формирует табличную часть по суммам, которые уже рассчитаны и зарегистрированы как подлежащие выплате (обычно после документов начисления), при этом отбор зависит от вида выплаты в ведомости (аванс, зарплата за месяц и т. п.) и указанного месяца выплаты; в результате в ведомость попадают именно суммы «к выплате», а не произвольные данные.
Из справочника сотрудников: программа всегда добавляет всех работников организации и подставляет их оклад, даже если начисление зарплаты еще не выполнено.
Неправильно: ведомость заполняется не по окладам из карточек сотрудников, а по факту рассчитанных и зарегистрированных сумм к выплате; если начисления не выполнены или к выплате ничего не числится, автозаполнение не создаст корректные суммы «из оклада».
По остаткам денег в кассе и кассовым документам: сумма к выдаче равна доступному остатку в кассе на дату ведомости.
Неправильно: остаток кассы не является источником расчета зарплаты и не определяет суммы по сотрудникам; кассовые остатки важны для контроля наличности, но автозаполнение ведомости опирается на суммы, которые уже рассчитаны как подлежащие выплате.
По учетной политике: программа сама рассчитывает зарплату по настройкам и заполняет ведомость без предварительных документов начисления.
Неправильно: учетная политика и настройки задают правила учета, но сама ведомость предназначена для выплаты уже рассчитанных сумм; без регистрации начислений и сумм «к выплате» корректное автозаполнение ведомости обычно невозможно.
По регламентным операциям закрытия месяца: «закрытие месяца» автоматически формирует суммы зарплаты и переносит их в ведомость.
Неправильно: регламентные операции закрытия месяца не подменяют расчет и регистрацию зарплаты к выплате в ведомости; ведомость заполняется по данным расчетов с сотрудниками и рассчитанным суммам, а не по факту выполнения закрытия месяца.
Пояснение
Как быстро понять и проверить, почему «Ведомость в кассу» заполняется именно так:
1) Подготовьте исходные данные для выплаты
- Сначала должны быть рассчитаны суммы (например, документами начисления зарплаты/аванса). Без рассчитанных сумм «к выплате» ведомость чаще всего заполнится пусто или частично.
2) Проверьте настройки, которые влияют на отбор при «Заполнить»
- В самой ведомости ключевое поле - «Выплачивать» (зарплата за месяц, аванс, межрасчетные и т. п.). От него зависит, какие суммы программа будет искать.
- «Месяц выплаты» влияет на период отбора. Для окончательного расчета часто подтягиваются суммы, числящиеся к выплате за периоды до указанного месяца включительно (то есть может попасть задолженность прошлых месяцев).
3) Убедитесь, что сотрудник относится к выплате через кассу
- Если у сотрудника задан другой способ выплаты (например, через банк), он может не попадать в «Ведомость в кассу» и попадать в «Ведомость в банк».
4) Практический пример
- Сотруднику начислили зарплату за ноябрь, но не выплатили полностью. В декабре вы создаете «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Зарплата за месяц» и «Месяц выплаты: декабрь». При «Заполнить» программа может включить декабрьские суммы и остаток долга за ноябрь (если он числится к выплате).
5) Если ведомость не заполняется или суммы «странные» - типовые причины и что делать
- Не создан документ начисления (особенно актуально для аванса: если аванс не начислен соответствующим образом, ведомость на аванс может не заполниться).
- Сумма уже «закрыта» другой ведомостью/выплатой - к выплате ничего не осталось.
- Дубли сотрудников/физлиц или некорректные записи расчетов приводят к неверному итогу в ведомости.
- Для диагностики полезно проверить данные расчетов (какие суммы числятся к выплате) и сопоставить их с периодом и видом выплаты в ведомости.
6) Лучшая практика
- Всегда: (а) выполните начисление, (б) корректно выберите «Выплачивать» и «Месяц выплаты», (в) используйте «Заполнить», (г) если есть расхождения - проверьте, что именно числится «к выплате» и не закрыто ли ранее другими ведомостями.
Если при смене «Выплачивать» (например, с «Аванс» на «Зарплата за месяц») состав строк и суммы меняются - это нормальный признак того, что заполнение идет по разным правилам отбора сумм к выплате.