Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Как в 1С (ЗУП/Бухгалтерия) добиться автоматического заполнения документа «Ведомость в кассу» — чтобы программа сама подобрала сотрудников и суммы к выдаче наличными по выбранному виду выплаты?
Заполнять табличную часть вручную: подбирать сотрудников и вписывать суммы руками
Неправильно: ручной ввод допустим для точечных корректировок, но это не механизм автоматического заполнения. В типовом сценарии ведомость заполняется командой автоподбора по зарегистрированным начислениям и настройкам способа/места выплаты.
В «Ведомости в кассу» указать нужный период (месяц/период выплаты), выбрать «Выплачивать» (аванс/зарплата/и т. п.), указать кассу (или место выплаты) и нажать кнопку «Заполнить»
Правильно: автоматический подбор сотрудников и сумм выполняется в самой ведомости через команду «Заполнить» после того, как заданы ключевые параметры (что именно выплачиваем, за какой период и через какую кассу/место выплаты). Программа подтягивает суммы к выплате из данных учета начислений и учитывает настройки выплаты у сотрудников.
Сначала оформить «Ведомость в банк», а затем «перекинуть» данные в кассовую ведомость
Неправильно: банковская и кассовая ведомости относятся к разным способам выплаты. Если у сотрудника настроено получение через банк, он не попадет в кассовую ведомость при автозаполнении, и наоборот - связь через «преобразование» не является обязательным или типовым способом автозаполнения кассовой ведомости.
Оформлять выдачу наличных отдельными расходными кассовыми ордерами на каждого сотрудника вместо ведомости
Неправильно: расходный кассовый ордер фиксирует выдачу денег, но не решает задачу автоподбора списка сотрудников и сумм именно в документе «Ведомость в кассу». Ведомость используется как основной документ на выплату, а выдача наличных уже оформляется по ее данным.
Достаточно провести документ начисления (например, «Начисление зарплаты и взносов/Начисление зарплаты») - «Ведомость в кассу» заполнится сама без дополнительных действий
Неправильно: начисление является источником сумм к выплате, но табличная часть ведомости обычно формируется командой автозаполнения (или созданием ведомости «на основании» начисления). Если не выбрать корректные параметры выплаты и не выполнить заполнение, ведомость может остаться пустой.
Пояснение
Расширенная подсказка:
Автозаполнение «Ведомости в кассу» в 1С зависит от двух вещей: (1) чтобы суммы к выплате были «сформированы» в учете (например, после начисления зарплаты/аванса/отпуска), и (2) чтобы в ведомости были правильно указаны параметры, по которым программа подбирает людей и суммы.
Как заполнять автоматически (типовой алгоритм):
1) Убедитесь, что начисления за нужный период выполнены и проведены (зарплата/аванс/отпуск/межрасчетные выплаты - в зависимости от задачи).
2) Создайте документ «Ведомость в кассу» (в разделе выплат/зарплаты).
3) Заполните ключевые поля в шапке:
- «Выплачивать» (что платим: аванс, зарплата за месяц, отпускные, межрасчетные и т. п.),
- «Месяц выплаты» или период, за который осуществляется выплата (частая ошибка - выбрать не тот месяц),
- «Касса» (а в некоторых настройках - еще и «Место выплаты/Раздатчик»).
4) Нажмите «Заполнить» - программа подберет сотрудников и суммы к выдаче.
5) Если нужно, внесите точечные корректировки (например, исключить сотрудника из ведомости или исправить сумму в частных случаях), затем проведите документ.
Практический пример:
- Зарплата за ноябрь начислена. Вы создаете «Ведомость в кассу», ставите «Выплачивать: Зарплата», «Месяц: ноябрь», выбираете «Касса: Основная касса» и нажимаете «Заполнить». В ведомость попадут только те сотрудники, у кого способ/место выплаты настроены на получение наличными через эту кассу.
Почему ведомость может не заполняться (что проверить в первую очередь):
- Неверно выбран «Месяц выплаты» или «Выплачивать» (например, пытаетесь заполнить аванс при выбранной выплате «зарплата за месяц»).
- У сотрудника настроен другой способ выплаты (банк вместо кассы) или место выплаты не соответствует типу ведомости.
- По сотруднику отсутствует сумма к выплате (не начислено, уже выплачено другой ведомостью, есть особенности расчетов/задолженности и т. п.).
Полезная практика:
- Если зарплата выдается через разные кассы/места выплаты, обычно формируют отдельную ведомость под каждую кассу/место.
- Если доступно создание ведомости «на основании» документа начисления, это помогает сразу подтянуть корректный период и вид выплаты, а затем все равно используется автозаполнение табличной части.
Эта логика одинакова в типовых конфигурациях: сначала регистрируем начисления, затем формируем ведомость с корректными параметрами и выполняем автозаполнение кнопкой «Заполнить».