Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Какие условия нужно выполнить в 1С:Бухгалтерия 8, чтобы документ «Ведомость в кассу» корректно заполнился автоматически по кнопке «Заполнить» (сотрудниками и суммами к выдаче)?
Достаточно указать дату и выбрать кассу - программа сама подставит сотрудников и суммы, даже если начисление еще не выполнено.
Неправильно: автоматическое заполнение опирается на уже рассчитанные суммы к выплате (результаты начислений) и параметры ведомости, поэтому без расчетных документов и корректно выбранного периода заполнять нечего.
Нужно заранее рассчитать выплаты (аванс или зарплату за месяц), в ведомости указать «Вид выплаты» и «Месяц», а у сотрудников должен быть выбран способ выплаты наличными (через кассу), после чего «Заполнить» подтянет остаток к выплате.
Правильно: ведомость подбирает сотрудников и суммы по рассчитанной задолженности за выбранный месяц и вид выплаты, при этом сотрудники попадают именно в кассовую ведомость только при совпадении их настройки способа выплаты с наличной выплатой; также учитывается уже выплаченное ранее, поэтому в документ попадает невыплаченный остаток.
Кнопка «Заполнить» просто копирует состав сотрудников и суммы из предыдущей ведомости без учета текущих начислений и уже выданных сумм.
Неправильно: заполнение формируется по текущим данным расчета и невыплаченному остатку; если были выплаты, перерасчеты или удержания, ведомость заполнится иначе, чем в прошлом периоде.
Способ выплаты в карточке сотрудника не важен: работники с перечислением на карты или по зарплатному проекту тоже автоматически попадут в «Ведомость в кассу».
Неправильно: виды ведомостей разделяются по способу выплаты, и при автозаполнении сотрудник подбирается только в ведомость того вида, который соответствует его настройке (наличные - касса, банк/счета - соответствующие банковские ведомости).
Чтобы ведомость заполнилась, сначала нужно оформить расходный кассовый ордер; без него строки в ведомости не появятся.
Неправильно: ведомость формируется по данным начислений и задолженности к выплате, а кассовые документы обычно оформляют уже после подготовки ведомости (часто на основании ведомости), а не до нее.
Пояснение
Автозаполнение «Ведомости в кассу» работает по принципу: «подобрать рассчитанное к выдаче наличными за выбранный период». Поэтому важны и расчет, и настройки, и правильные реквизиты в шапке документа.
Что сделать, чтобы «Заполнить» сработало ожидаемо:
1) Выполнить расчет и провести документы начислений. Для аванса - расчет за первую половину месяца, для итоговой выплаты - расчет зарплаты за месяц. Если начисления не проведены, ведомость чаще всего будет пустой.
2) В «Ведомости в кассу» обязательно указать «Вид выплаты» (например, аванс или зарплата за месяц) и «Месяц» (месяц начисления, за который выплачиваете). Ошибка в месяце или виде выплаты - одна из самых частых причин пустой ведомости.
3) Проверить настройку выплаты у сотрудников. Для кассовой ведомости у сотрудника должен быть выбран способ получения наличными (через кассу). Если у сотрудника настроена выплата на счет/карту или по зарплатному проекту, он будет подбираться в другой тип ведомости.
4) Учитывать «остаток к выплате». Если часть суммы уже была включена в ранее созданную ведомость или выплачена, при повторном заполнении программа подберет только невыплаченный остаток. Это же объясняет ситуации, когда в ведомости появляется уточнение о долге за предыдущий период: программа показывает, что к выплате подтянулась задолженность не только за текущий месяц.
Практический пример:
- Нужен аванс наличными: сначала рассчитайте и проведите аванс, затем создайте «Ведомость в кассу», выберите месяц и вид выплаты «Аванс», нажмите «Заполнить» - появятся сотрудники с наличной выплатой и суммы аванса.
- Нужна окончательная зарплата наличными: сначала рассчитайте и проведите зарплату за месяц, затем создайте «Ведомость в кассу» с видом выплаты «Зарплата за месяц» и нужным месяцем, нажмите «Заполнить» - подберется сумма к окончательной выплате с учетом ранее выданного аванса.
Если ведомость не заполняется или не попадают отдельные сотрудники:
- проверьте, проведены ли начисления и совпадает ли месяц/вид выплаты;
- проверьте способ выплаты в карточке сотрудника (касса/банк/счета);
- убедитесь, что по сотруднику действительно есть сумма к выплате (не ноль из-за удержаний, закрыта другой ведомостью или отсутствует начисление).