Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
Если при нажатии «Заполнить» в документе «Ведомость в кассу» сотрудник не подбирается автоматически, что в первую очередь нужно проверить, чтобы ведомость заполнилась корректно?
Проверить, хватает ли наличных в кассе на дату ведомости, и при необходимости сначала внести деньги в кассу.
Неправильно: наличие денег в кассе не влияет на автоматический подбор сотрудников в ведомость. «Заполнить» ориентируется на расчеты с персоналом и настройки выплаты, а остаток кассы влияет только на возможность фактически выдать деньги.
Проверить в карточке сотрудника способ (место) выплаты и привести его в соответствие с типом ведомости: для кассы должен быть выбран вариант выплаты «Наличными/через кассу».
Правильно: автоматическое заполнение подбирает сотрудников в конкретный вид ведомости в зависимости от их способа выплаты. Если у сотрудника задана выплата через банк, зарплатный проект или на счет, он может не попадать в «Ведомость в кассу» при автозаполнении.
Поставить в ведомости более раннюю дату выплаты (раньше даты начисления), чтобы программа «увидела» суммы и заполнила документ.
Неправильно: выбор даты раньше начисления не является способом корректного заполнения ведомости и может приводить к ошибкам учета (например, по удержаниям и расчетам). Для заполнения важны расчет начислений, правильный период и настройки выплаты, а не «сдвиг» даты назад.
Не использовать ведомость: оформить выплату сразу расходным кассовым ордером, и тогда строки с сотрудниками появятся автоматически.
Неправильно: расходный кассовый ордер фиксирует выдачу денег, но не заменяет механизм автоподбора сотрудников и сумм к выплате. В типовом процессе суммы к выдаче формируются в ведомости, а кассовые документы обычно делают на основании ведомости.
Пояснение
Расширенная подсказка: как добиться автозаполнения «Ведомости в кассу»
1) Сначала создайте «основание» для выплаты
- Автозаполнение работает, когда в базе уже рассчитаны суммы (аванс или зарплата за месяц). Если расчет не выполнен, ведомости может быть нечем заполняться.
- По авансу особенно важно: сначала выполнить расчет, а уже потом формировать выплату, иначе суммы могут не подтянуться или будут некорректны.
2) Проверьте, что сотрудник относится именно к кассовой ведомости
- Откройте карточку сотрудника и проверьте «выплату/место выплаты/способ выплаты».
- Логика подбора обычно такая:
• Наличными → «Ведомость в кассу»
• Зарплатный проект/банк → «Ведомость в банк»
• На карту/счета сотрудников → «Ведомость на счета»
- Если разовая ситуация (нужно выдать не тем способом, который указан постоянно), сотрудника можно добавить вручную через «Подобрать», но для стабильной автозаполняемости лучше, чтобы способ выплаты совпадал с типом ведомости.
3) Проверьте реквизиты самой ведомости
- «Вид выплаты» (аванс или зарплата за месяц) - должен соответствовать тому, что рассчитано.
- «Месяц выплаты» - должен совпадать с периодом начисления.
4) Если сотрудник все равно не попадает в ведомость
- Проверьте, нет ли у сотрудника задолженности перед организацией: при долге сумма к выплате уменьшается, а если долг больше начисленного - сотрудник может вообще не попасть в ведомость.
- Проверьте, не была ли уже оформлена выплата за этот период (тогда остаток «к выплате» может быть нулевым).
- Для диагностики полезно посмотреть остаток «к выплате» по сотруднику в отчете по данным выплат (если остаток нулевой, ведомость его не подберет).
Мини-пример
- У сотрудника в карточке стоит «зарплатный проект», а вы формируете «Ведомость в кассу» и нажимаете «Заполнить» - сотрудник не появится.
- Исправление: либо меняете способ выплаты сотрудника на «Наличными», либо формируете правильный вид ведомости (в банк/на счета) в зависимости от реального способа выдачи.