Готовишься к экзамену?
Полнофункциональный тренажер @bot_1cnik_bot с полноценным обучением, режимом экзамена и подробной статистикой.
В «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) вы оформляете выплату зарплаты наличными и создаёте документ «Ведомость в кассу». При каких условиях табличная часть корректно заполнится автоматически по кнопке «Заполнить»?
Ведомость заполнится только после проведения документа: до проведения кнопка «Заполнить» не формирует список сотрудников и суммы.
Неправильно: заполнение выполняется на этапе подготовки документа командой «Заполнить», а не «только при проведении». Проведение нужно для отражения операции в учёте, но не является обязательным условием, чтобы увидеть подобранных сотрудников и суммы.
Нужно указать организацию и период (месяц), выбрать вид выплаты (аванс/зарплата), убедиться, что сотрудникам назначена выплата «Наличными» (то есть через кассу), и затем нажать «Заполнить».
Правильно: автозаполнение ведомости опирается на реквизиты документа (месяц и вид выплаты) и настройки выплаты в карточках сотрудников; в кассовую ведомость подбираются сотрудники, которым назначена выплата наличными, а суммы подтягиваются из данных расчётов/остатков к выплате за выбранный период.
Заполнение выполняется по данным продаж: программа распределяет выручку по сотрудникам и переносит суммы в ведомость автоматически.
Неправильно: «Ведомость в кассу» относится к расчётам с персоналом, а не к продажам. Суммы формируются по данным начислений и задолженности к выплате, а не из выручки и документов реализации.
Если сотрудник не попал в ведомость, это означает ошибку программы: при автозаполнении в кассовую ведомость всегда должны попадать все сотрудники, даже если у них выбран способ выплаты через банк.
Неправильно: одна из типовых причин «пустого» заполнения или отсутствия конкретного сотрудника - несоответствие способа выплаты сотрудника типу ведомости (касса/банк). При банковском способе сотрудник обычно не подбирается в кассовую ведомость.
Если аванс не заполняется, достаточно поменять кассу в ведомости - расчет сумм не зависит от начислений и наличия задолженности.
Неправильно: при отсутствии начисленного аванса/задолженности к выплате за выбранный месяц заполнять нечего. Также на заполнение влияют уже оформленные выплаты и возможная задолженность сотрудника перед организацией.
Пояснение
Развернутая подсказка по автозаполнению «Ведомости в кассу» (что делать и что проверять).
1) Как правильно заполнять документ
- Откройте раздел, связанный с зарплатой (обычно «Зарплата и кадры») и создайте «Ведомость в кассу».
- В «шапке» задайте обязательные параметры:
• Организация (если ведёте несколько);
• Период/месяц выплаты;
• Вид выплаты (например, «Аванс» или «Зарплата»);
• При наличии реквизита «Касса» - выберите кассу, через которую выдаются деньги.
- Нажмите «Заполнить» - программа подберёт сотрудников и суммы к выдаче.
2) Откуда берутся суммы
- Суммы в ведомости подтягиваются из данных расчётов с персоналом: начислений и/или остатка задолженности к выплате за указанный период.
- Если по сотруднику нет суммы к выплате за выбранный месяц, он может не появиться в ведомости или появиться с нулём.
3) Самые частые причины, почему «Заполнить» ничего не добавляет
- Несовпадение способа выплаты и типа ведомости:
• сотруднику задана выплата через банк/зарплатный проект → он не подберётся в кассовую ведомость;
• решение: либо создайте ведомость нужного типа (касса/банк), либо скорректируйте способ выплаты сотрудника, если фактически платите иначе.
- По сотруднику уже оформлены выплаты за этот период → остаток к выплате мог стать нулевым.
- Для аванса: аванс не начислен или по сотруднику есть обстоятельства, из-за которых авансовая ведомость не заполняется (например, уже выполнены расчёты за период и аванс «перекрыт» дальнейшими документами расчёта).
- У сотрудника есть задолженность перед организацией → это также может влиять на итоговую сумму к выплате и поведение заполнения.
4) Практический мини-пример
- Нужно выдать аванс наличными:
1) Убедитесь, что у сотрудников выбран способ выплаты «Наличными».
2) Создайте «Ведомость в кассу», укажите «Вид выплаты: Аванс» и нужный месяц.
3) Нажмите «Заполнить».
4) Если сотрудник не попал - проверьте его способ выплаты и наличие суммы к выплате за период.
5) Быстрая проверка «есть ли долг по зарплате»
- Если сомневаетесь, почему сумма не подтягивается, проверьте наличие задолженности перед сотрудниками по данным учёта (например, по аналитике расчётов с персоналом) и убедитесь, что начисления за нужный период действительно сформированы.